Gérer ses locations avec LocaGest 2019

 

 

Guide de l’utilisateur

La gestion locative devient enfin accessible.

Table des matières

Chapitre 1 : Vue d’ensemble de LocaGest 7

Merci 7

Présentation de LocaGest 7

Evolution de LocaGest 7

Chapitre 2 : Premiers pas. 8

Installation. 8

Assistant de création de la base. 8

Assistant de création du gérant 9

Assistant Rapide. 9

Interface. 11

Chapitre 3 : Notions de base. 12

La Synthèse. 12

Les champs obligatoires. 12

Créer sa première location. 13

Création du propriétaire. 13

Création du lieu. 13

Création du bien. 14

Création du locataire. 15

Création du bail 16

Assistant rapide de création. 17

Chapitre 4 : les autres points importants. 18

Gérer le carnet d’adresses. 18

L’aide en ligne. 18

La base d’exemple. 18

Sauvegarde. 19

Les données prérenseignées. 19

Chapitre 5 : Gérer les baux. 20

Liste des baux. 20

Imprimer un bail 20

Révision du loyer. 20

Ajouter plusieurs lots. 20

Chapitre 6 : Gérer les quittances. 22

Liste des quittances. 22

Editions des avis d’échéances et des quittances. 23

Edition d’une régularisation des charges. 23

Edition d’un rappel de loyer au locataire. 24

Edition d’un rappel au cautionnaire. 24

Historique des paiements des loyers sur l’avis d’échéance. 24

Insérer une note dans une quittance. 25

Insérer un mémo dans une quittance. 25

Insérer une ligne dans une quittance. 25

Insérer une ligne personnalisée dans une quittance. 25

Insérer une ligne récurrente dans les quittances. 25

Chapitre 7 : Gérer les Finances. 26

Gestion des loyers. 26

Gestion d’une recette. 26

Gestion d’une dépense. 27

Dupliquer une fiche de recette ou de dépense. 27

Extraire un état des Finances. 28

Aide à la déclaration d’impôt 28

Planifier une recette ou une dépense récurrente. 29

Chapitre 8 : Gérer les compteurs. 30

Le principe de la gestion des compteurs. 30

Ajouter un compteur collectif / général 30

Ajouter un compteur individuel 31

Liste des relèves. 31

Chapitre 9 : La révision des loyers. 33

Le principe de la révision du loyer. 33

La révision du loyer dans la Fiche du bail 34

Réviser un loyer automatiquement 34

Réviser un loyer manuellement 34

Chapitre 10 : Les éditions. 36

Impression du bail 36

L’état des lieux. 36

L’engagement de caution simple. 37

Acte de caution solidaire. 38

Demande de justificatif d’assurance habitation. 38

Demande de justificatif d’entretien de la chaudière. 39

Demande de justificatif du ramonage. 39

Attestation de remise du dépôt de garantie. 40

Restitution du dépôt de garantie. 40

Congé de bail 41

La fiche du locataire. 41

La fiche du bien. 42

Modifier rapidement une édition. 42

Chapitre 11 : Lister les pièces et les meubles d’un local 43

Lister les pièces d’un local 43

Lister les meubles d’un local 44

Chapitre 12 : Gestion des allocations logements. 46

Gestion du montant et de la période de l’allocation. 46

Chapitre 13 : Gestion des SCI 47

Ajouter un associé. 47

Editer un associé. 47

Chapitre 14 : Gestion Multipropriétaire. 48

Chapitre 15 : la loi ALUR. 49

La fiche du bail et la loi ALUR.. 49

Chapitre 16 : Créer un DPE ou un DPN.. 51

Créer une étiquette de diagnostic DPE. 52

Créer une étiquette de diagnostic DPN.. 52

Chapitre 17 : Gestion de l’emprunt immobilier. 54

Ajouter un emprunt à un bien ou un lieu. 54

Afficher ou modifier un emprunt immobilier. 56

Chapitre 18 : Personnaliser LocaGest 58

Personnalisation des listes. 58

Personnaliser les lignes utilisées dans les quittances et les avis d'échéances. 58

Personnaliser les documents. 59

Ajouter des nouveaux documents. 59

Chapitre 19 : Les statistiques. 61

Chapitre 20 : Plus de détails dans la synthèse. 63

Chapitre 21 : Pour aller plus loin. 66

Renseigner le solde du locataire. 66

Gérer les candidats. 66

Ajouter un colocataire. 67

Configurer un bail avec une périodicité calendaire. 67

Imprimer l’historique de paiement de loyers. 67

Ventiler les virements des loyers sur un compte bancaire différent 68

Renseigner une adresse de bien différente. 68

Renseigner un assureur. 68

Renseigner le précédent propriétaire du bien ou du lieu. 68

Envoyer les avis d’échéances par email 69

Personnaliser le texte de l’email 69

Imprimer uniquement la quittance ou l’avis d’échéance. 69

Envoyer uniquement la quittance ou l’avis d’échéance au colocataire. 69

Imprimer une quittance avec le numéro de chèque. 70

Créer une ligne récurrente dans les quittances. 70

Affecter une dépense ou une recette à un immeuble. 70

Créer une recette ou une dépense récurrente. 70

Lister les biens occupés au 1er janvier. 70

Chapitre 22 : Les Options. 71

Général 71

Editions. 72

Traitements. 75

Information du gérant 76

Données et sauvegardes. 77

La messagerie électronique. 77

Interface. 79

Paramètres régionaux. 80

Méthodes de calculs. 81

Annexe A : Information sur la licence. 82

Activer votre clé logicielle. 82

Fonctionnement de la licence. 82

Annexe B : Gestion de votre abonnement 83

Accédez à votre compte en ligne. 83

Gérer votre compte en ligne. 83

Annexe C : Sécurité et assistance. 84

Sauvegarder vos données LocaGest 84

Restaurer vos données LocaGest 84

Mettre à jour LocaGest 84

Lancer LocaGest en mode Backup. 85

Lancer LocaGest en mode Réparation. 85

Consulter le récapitulatif des mises à jour de LocaGest 86

Désinstallation de LocaGest 86

WebImmo et l’environnement 86

 


 

Chapitre 1 : Vue d’ensemble de LocaGest

Ce guide de l’utilisateur est disponible en intégralité en version digitale.

Si vous avez acheté LocaGest en version physique, le guide d’utilisateur papier comprend les chapitres essentiels. Le guide complet est disponible sur le CD-ROM d’installation ou sur notre site internet.

Merci

Merci d’avoir souscrit à un abonnement LocaGest. Les informations de ce document vont vous permettre de bien débuter avec LocaGest.

Présentation de LocaGest

LocaGest est un logiciel de gestion locative qui vous donne les moyens de gérer vos locations en toute simplicité.

Il a été étudié pour faciliter votre usage au quotidien dans une interface intuitive et agréable. Il offre l’ensemble des outils nécessaires à la gestion de vos biens. Il permet aussi d’imprimer facilement et rapidement tous les documents nécessaires.

Les principales actions sont organisées dans un ruban. En haut d’une fenêtre se trouvent plusieurs onglets se rapportant aux différents types de fonctions qui peuvent être effectuées.

Ces onglets sont placés dans un ordre logique selon le déroulement normal d’une location.

Dans les premiers chapitres, vous découvrirez les notions de base du logiciel, puis dans les chapitres suivants, vous verrez comment l’utiliser plus en profondeur.

Evolution de LocaGest

LocaGest est en constante évolution. C’est en restant très à l’écoute de sa communauté que WebImmo continue à l’améliorer. Pour toute suggestion, nous vous encourageons à nous contacter par email ou à la soumettre sur notre forum.

Ces évolutions sont déployées par des mises à jour automatiques.

Chapitre 2 : Premiers pas

Installation

Configuration minimum :

§  Un PC avec Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1 ou 10 ;

§  512 Mo de RAM ;

§  Une résolution d’écran de 1024 x 768 pixels ;

§  Une connexion à l’Internet.

Lancement de l’installation :

Il vous suffit d’exécuter le fichier setup-locagest.exe que vous avez téléchargé. Si vous possédez la version physique, le fichier est présent à la racine du CD-ROM.

L’installation se lance, faire « Suivant » pour poursuivre.
Ensuite, vous pouvez personnaliser le répertoire d’installation ou laissez le répertoire par défaut. Faire « Suivant » pour continuer.
Nous vous conseillons de « Créer une icône sur le Bureau ». Faire « Suivant » pour continuer.
Achevez l’installation en cliquant sur « Installer » et cliquez sur « Terminer » pour fermer la fenêtre.

Après l’activation de votre clé produit, LocaGest vous guide lors de sa première exécution par l’intermédiaire de plusieurs assistants.

Assistant de création de la base

Cet assistant crée les fichiers nécessaires à l’enregistrement des données de LocaGest. Il est divisé en 3 étapes.

Etape 1 : Premièrement, vous devez nommer votre base. C’est sous ce nom que vous identifierez vos données. Cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Note : Le nom de la base peut être modifié par la suite dans les options.

Etape 2 : Ensuite, vous pouvez définir le chemin des fichiers de données.  LocaGest vous propose déjà un emplacement que vous pouvez remplacer en cliquant sur « Parcourir ». Cliquez sur « Suivant » pour continuer.

Etape 3 : Enfin, vous pouvez personnaliser les paramètres de la sauvegarde. Par défaut, LocaGest sauvegarde automatiquement vos fichiers et conserve l’historique des 10 dernières sauvegardes.

Une fois ces étapes réalisées, la structure des fichiers est créée et un deuxième assistant s’affiche.

Assistant de création du gérant

Cet assistant crée un compte pour votre gestion locative. Il est divisé également en 3 étapes.

Etape 1 : Choisissez la description qui vous correspond le mieux. Cette information permet à LocaGest de mieux vous guider au quotidien.
Faire « Suivant » pour continuer.

Etape 2 : Si vous êtes un particulier, indiquez votre nom, prénom et votre adresse.
Si vous gérez une société, précisez sa raison sociale et son adresse.
Faire « Suivant » pour continuer.

Etape 3 : Cette dernière étape vous propose de définir un montant pour certains frais administratifs. Si vous n’en avez pas, vous pouvez les réduire à 0 euro.
Si vous désirez reprendre un historique de votre trésorerie et générer des quittances antérieures, vous pouvez définir une année de départ dans le champ « L’année de départ pour le calcul des quittances et des factures ».
Faire « Suivant » puis « Terminer » pour achever ces étapes.

Si votre situation venait à changer par la suite, sachez que tous ces paramètres seront modifiables ultérieurement.

Assistant Rapide

Cet assistant apparaît à chaque démarrage de LocaGest. Il est destiné à accompagner les premiers pas des nouveaux utilisateurs de LocaGest.

Dans cette fenêtre, l’assistant vous propose de créer rapidement les données les plus importantes de votre gestion locative.


Interface

Voici la fenêtre d’accueil. Pour mieux aborder la suite de ce guide, nous vous présentons le vocabulaire de certaines zones.


Chapitre 3 : Notions de base

La Synthèse

C’est le tableau de bord de l’application. La Synthèse regroupe les tâches les plus courantes de la gestion locative.

Le ruban de la Synthèse regroupe les actions principales du logiciel. Il contient deux groupes logiques.

Dans le groupe « Etapes de création », chaque icône est placée dans un ordre chronologique représentant les étapes de la création d’une location. Le groupe « Gestion » contient la gestion des quittances et des avis d’échéances, la facturation ainsi que la gestion des relèves des compteurs.

Le contenu principal de la Synthèse affiche un résumé de votre situation. Vous avez un aperçu rapide de vos revenus et de vos dépenses du mois et de l’année en cours.

Un graphe permet de comparer votre chiffre d’affaires par rapport à l’année précédente.

Les colonnes à droite affiche :

§  Mes locaux : affiche le taux d’occupation de vos locaux.

§  En attente : les loyers en attente de paiement, les loyers en attente de révision et le nombre de compteurs à relever

§  Mes courriers : comptabilise les courriers à envoyer au format papier ou par email, les relances et les demandes d’attestations et d’entretiens.

Les champs obligatoires

Lorsque vous éditez une fiche, certains champs doivent être obligatoirement renseignés. Ils sont toujours marqués d’un astérisque (appelé également étoile) à droite de leurs libellés.

Si vous tentez de sauvegarder une fiche sans compléter un de ces champs, LocaGest les mettra en évidence en colorant le fond du champ en rouge.

Créer sa première location

Pour créer votre première location, vous devez respecter certaines étapes dans un ordre précis. Assurément, vous ne pouvez pas créer une location si vous n’avez pas de bien à louer.

Voici les étapes à réaliser :

§  Créer un propriétaire.

§  Créer un lieu.

§  Créer un bien. Chaque bien a au moins un propriétaire et un lieu.

§  Créer un locataire.

§  Créer un bail. Chaque bail contient un bien et au moins un locataire.

Création du propriétaire

Le propriétaire est le détenteur d’un ou plusieurs biens immobiliers.

Si dans l’Assistant de création du gérant, vous vous êtes défini en tant que « particulier propriétaire », vous devez déjà être présent dans la Liste des propriétaires.

Créer un propriétaire : à partir de la Synthèse, cliquez sur « Créer un propriétaire » > puis cliquez sur « Ajouter ».

Certaines informations sont indispensables. Vous devez spécifier sa civilité, son nom et son adresse.

Si vous gérez les biens de plusieurs propriétaires, vous devriez ajouter leurs RIB dans l’onglet Banques.

Création du lieu

Le lieu est bien plus que la localisation d’un local ou d’un ensemble de biens.

Par exemple, en créant le lieu d’un immeuble, vous pourrez réutiliser toutes ses informations pour vos biens qui y sont en location.

Ce sont en fait des informations communes. L’adresse de l’immeuble ou le service de gardiennage sont en effet partagés avec tous les appartements de l’immeuble.

Créer un lieu : à partir de la Synthèse, cliquez sur « Créer une localisation » > puis cliquez sur « Ajouter ».

Le type de lieu, le nom du lieu sont obligatoires. Vous devez également ajouter son adresse.

Créer une adresse pour un lieu : dans la fiche du lieu, vous avez en haut à droite la zone d’adresse. Pour sélectionner ou créer une adresse il faut appuyer sur ce bouton «». Vous pouvez en savoir plus dans la section Gérer le carnet d’adresses. Choisissez une adresse puis valider en appuyant sur « Sélection ».

Chaque lieu peut posséder des services collectifs, des photos et des documents. Dans cette rubrique, vous visualisez également la Liste des locaux qui sont associés à un lieu.

Création du bien

Le bien est un local qui va être donné en location.

Pour commencer, vous devez sélectionner un type de bien, indiquer sa surface et son nombre de pièces. Vous pouvez compléter sa description dans les champs à la suite.

Il faut aussi renseigner son adresse, en commençant par sélectionner une commune dans le Filtre par ville. Ensuite il est possible de sélectionner un lieu. L’adresse du bien s’affiche aussitôt.

Enfin, il faut rattacher un propriétaire à la fiche.

Les onglets de la fiche permettent par ordre de contenu :

§  Détails du bien : affiche une Liste des services collectifs du local.

§  Photo. : permet d’afficher et insérer des photographies.

§  Equipements : permet de recenser les équipements du local (à ne pas confondre avec la Liste des meubles).

§  Liste des pièces : énumère les pièces d’un local. La génération de l’état des lieux se fonde sur cette liste.

§  Meubles : inventorie les meubles du bien. Cette liste complète également l’état des lieux, nécessaire pour les locations en meublés.

§  Baux : affiche l’historique de tous les baux du bien.

§  Documents : permet de lier des documents propres au bien.

§  DPE : ce volet sauvegarde les informations du diagnostic énergique.

§  Clefs : cet onglet classe la liste des clefs qui sont transmises au locataire.

§  Annonce : permet de garder en mémoire la rédaction d’une annonce pour la republier ultérieurement.

Si vous avez plusieurs biens similaires, vous pouvez les recopier.
Dupliquer un bien : à partir de l’onglet Biens, sélectionnez un bien dans la Liste des biens > puis cliquez sur « Dupliquer ».
Vous pouvez ensuite éditer ce nouveau bien en complétant ses particularités.

Créer un lieu : à partir de la Synthèse, cliquez sur « Créer une localisation » > puis cliquez sur « Ajouter ».

Création du locataire

Créer un locataire : à partir de la Synthèse, cliquez sur « Créer un locataire » > puis cliquez sur « Ajouter ».

La fiche du locataire doit contenir certaines données. Elles sont obligatoires dans la rédaction d’un bail. LocaGest pourra éditer et compléter automatiquement un bail grâce à ces informations.

Le type de locataire, sa civilité, son nom, son prénom, sa date et son lieu de naissance sont nécessaires pour un particulier.

Pour une société, vous devez compléter son type, sa civilité, sa raison sociale et son numéro RCS.

Les champs de contacts et d’activités professionnelles sont optionnels. Néanmoins si vous désirez envoyer certains documents par email n’oubliez pas de l’ajouter dans son champ dédié à cet effet.

Si vous avez un grand nombre de locataires et que vous désirez les identifier rapidement, le fait d’insérer une photographie d’identité vous facilite cette mémorisation.

Les onglets de la fiche permettent par ordre de contenu :

§  Pièces d’identités : permet d’indiquer les numéros de certains documents d’identité.

§  Documents : permet de lier des documents propres au locataire.

§  Banques : gère les banques du locataire.

§  Adresses : donne la possibilité de noter la précédente adresse du locataire, voire sa nouvelle adresse après la clôture d’un bail.

Remarque : La fiche de création et d’édition du locataire sert également à la création du cautionnaire.

Création du bail

Etablir un bail peut vite s’avérer compliqué. LocaGest est spécialement conçu pour simplifier cette étape.

Pour débuter, un locataire est requis. Cliquez sur «» pour en sélectionner un. Vous pouvez également sélectionner un colocataire.

Il faut ensuite sélectionner le Type de bail, sa Durée est complétée par défaut, cela reste une suggestion que vous pouvez changer.

Après, choisissez un local à louer en démarrant par la sélection du Filtre par ville, puis du Lieu pour sélectionner enfin un Bien. Son adresse s’affiche plus bas.

Les autres saisies impératives sont la Date de la signature du bail, la Date d’entrée (date de la remise des clefs), le Loyer initial et le Montant du dépôt de garantie. Les Charges initiales sont à renseigner le cas échéant.
Remarque : la date de signature du bail est la date de départ servant à la révision du bail.

Les onglets de la fiche permettent par ordre de contenu :

§  Détails du bail : gère les dates du bail, les montants initiaux du loyer et des charges, ainsi que le jour et la périodicité du paiement.

§  Garantie : spécifie le montant du dépôt de garantie et son délai de restitution.

§  Cautionnaire et facturation : permet d’ajouter des cautionnaires, le mode de paiement, d’envoi et l’adresse d’expédition des factures (si elle a besoin d’être différente de l’adresse de location).

§  Révision du loyer : permet de définir manuellement la révision du loyer. Par défaut la révision du loyer est gérée automatiquement par LocaGest. Pour en savoir plus lisez le Chapitre 9 : La révision des loyers.

§  Documents : permet de lier des documents propres au bail.

§  Evolutions des loyers : Ce tableau permet de consulter l’historique du loyer et des charges. Il accepte la modification manuelle des montants, mais nous vous conseillons de ne pas modifier un montant en cours de bail.

§  Congé : Si vous donnez congé à votre locataire, les motifs seront consultables dans cette zone.

Vous pouvez à présent Impression du bail.

Note : Vous pouvez afficher plus d’informations dans la Liste des baux en cliquant sur le bouton « AgrandirReduire ».

Assistant rapide de création

L’assistant rapide permet de gagner du temps dans la saisie des données essentielles.  L'assistant ne s'attarde que sur les éléments indispensables. Vous pourrez par la suite enrichir les données en modifiant les fiches qui ont été créées par cet intermédiaire.

Chapitre 4 : les autres points importants

Gérer le carnet d’adresses

Le Gestionnaire du carnet d’adresses est accessible à tout moment à partir du Ruban.

Certaines fiches permettent aussi de l’ouvrir afin de gérer et sélectionner une adresse.

Le Gestionnaire du carnet d’adresses permet d’ajouter, modifier ou supprimer un contact très facilement.

De plus il gère automatiquement les lettres capitales et il contient un répertoire de l’ensemble des communes françaises, belges et luxembourgeoises.

L’aide en ligne

L’aide en ligne de LocaGest 2019 permet d’obtenir des réponses et des instructions sur tous les champs présents dans LocaGest.

Accéder à l’aide : Cliquez sur le bouton d’aide à droite de la barre de titre de la fenêtre (voir l’illustration ci-dessous).

Cliquez ensuite sur un champ pour obtenir de l’aide.

Remarque : le système d’aide nécessite d’être connecté à Internet.

La base d’exemple

La base d’exemple illustre la plupart des possibilités intégrées à LocaGest.

Elle offre l’occasion de découvrir le fonctionnement du logiciel avec des données cohérentes. Vous pouvez tester des fonctionnalités sans le moindre risque pour vos données.

De plus, vous pouvez basculer à tout moment de la base d’exemple vers votre base de travail. Vous ne perdrez aucune information. LocaGest sauvegarde vos données en continu.

Atteindre la base d’exemple : depuis le bouton Menu > accédez à « Charger la base d’exemple ».

Revenir à votre base de travail : depuis le bouton Menu > accédez à « Décharger la base d’exemple ».

Sauvegarde

Vous n’avez pas besoin de sauvegarder vos actions. LocaGest sauvegarde automatiquement vos données. Pour en savoir plus sur la sauvegarde et la restauration des données, veuillez consulter l’Annexe C : Sécurité et assistance.

Les données prérenseignées

LocaGest contient par défaut toutes les villes françaises, belges et luxembourgeoises. Pour la France, les CEDEX administratifs et de l’armée ont été ignorés, vous pouvez les ajouter au cas par cas en suivant la section Personnalisation des listes.

Les villes françaises situées en Zone Tendue au sens de la loi ALUR sont identifiées. Dans la fiche du bail, une indication le précise dans la zone de l'adresse.

Les taux de TVA en vigueur en France (DOM inclus), Belgique et au Luxembourg sont également renseignés.

Chapitre 5 : Gérer les baux

Liste des baux

Cette liste affiche l’ensemble des baux, elle est ordonnée du bail en cours le plus récent au plus ancien, les baux terminés sont affichés ensuite de la même manière.

Vous pouvez imprimer un contrat en cliquant sur Imprimer Bail ou réviser le loyer en cliquant sur Révisions des loyers.

Imprimer un bail

Consulter la partie : Impression du bail.

Révision du loyer

Consulter le Chapitre 9 : La révision des loyers.

Ajouter plusieurs lots

Dans la Fiche du bail, l’onglet Annexes permet d’ajouter un lot supplémentaire. Un clic sur le bouton Ajouter permet de sélectionner le lot à associer.

Un bail peut contenir jusqu'à trois lots. Lors de l'impression du contrat de location, ces lots sont renseignés.

Pour afficher les lots lors de l'impression de l'avis d'échéance ou de la quittance, il faut activer une option, voir la section : Impression.

Chapitre 6 : Gérer les quittances

Liste des quittances

Cette liste affiche l’ensemble des loyers afin d’imprimer leurs quittances et leurs prochains avis d’échéances. Elle est ordonnée du loyer le plus récent au plus ancien.

Vous pouvez saisir rapidement le règlement d’un loyer à partir de la Liste des quittances. Sélectionnez la quittance à partir de la colonne Montant payé puis saisissez sa valeur, en tabulant une première fois, vous basculerez sur sa date, et en tabulant une nouvelle fois, vous pointerez sur son statut de paiement.

Remarque : Le Montant payé est automatiquement inséré, vous pouvez le modifier si besoin. La date dans la colonne « Payé le » est aussi insérée automatiquement à la date du jour.
LocaGest complète aussi la colonne Statut paiement selon les informations saisies précédemment.

Code couleur de la colonne Montant Payé :

§  Rouge : le montant n’a pas été réglé.

§  Jaune : le montant a été réglé partiellement.

§  Vert : le montant a été réglé en totalité.

Valeurs de la colonne Statut paiement :

§  En attente : le paiement n’a pas encore été réglé.

§  Réglé : le paiement a été réglé.

§  Rég. partiel : le paiement a été réglé partiellement.

§  Rég. en retard : le paiement a été réglé après la date de limite de paiement.

L’indicateur suivant « messagecourrier » vous rappelle si la quittance a été imprimée ou l’indicateur «  messagemail »si la quittance a été envoyée par email. Si besoin, vous pouvez directement supprimer un indicateur avec un clic-droit.

En double-cliquant sur une ligne du tableau, vous afficherez les détails de la quittance.

Note : Un clic-droit sur la Liste des quittances permet de filtrer la liste sur le locataire ou le mois sélectionné.

Vous pouvez afficher plus d’informations dans la Liste des quittances en cliquant sur le bouton « AgrandirReduire ».

Editions des avis d’échéances et des quittances

Afin de limiter les impressions et le poids de vos envois postaux, par défaut, l’avis d’échéance et la quittance sont imprimés sur un même document.

Vous pouvez également les envoyer directement par email en cliquant sur le bouton « Envoyer par email », voir Envoyer les avis d’échéances par email.

Impression de l’avis d’échéance et de la quittance : accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez une ligne dans la Liste des quittances > puis cliquez sur le bouton « L’avis d’échéance et la quittance ».

Note : vous pouvez aussi configurer LocaGest pour imprimer les quittances et les avis d’échéances sur des pages séparées, voir la section Impression.

Si l’avis d’échéance ou la quittance contiennent plusieurs taux de TVA, un récapitulatif détaillé des taux et des montants est affiché.

Edition d’une régularisation des charges

Au moins une fois par an, vous devez régulariser les charges. C’est la comparaison entre les provisions pour charges versées par le locataire et le montant réel des charges locatives.

Après avoir renseigné la période de calcul et le montant réel des charges locatives, LocaGest génère un courrier de régularisation.

Impression de la régularisation des charges : accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez une ligne dans la Liste des quittances > dans le Ruban sélectionnez Autres documents puis cliquez sur le bouton « régularisation des charges ».

Edition d’un rappel de loyer au locataire

Pour imprimer un rappel de paiement de loyer à un locataire, vous avez deux étapes à réaliser.

Etape 1 : Sélectionnez une ligne dans la Liste des quittances > puis dans la colonne Rappel définissez si c’est le 1er ou le 2ème rappel.

Etape 2 : Dans la barre de menu de l’onglet Quittances > sélectionnez Autres documents puis cliquez sur le bouton « Le rappel au locataire ».

Remarque : Les courriers pour la 1ère et la 2ème relance de loyers sont légèrement différents. Vous devez envoyer le 2ème rappel du loyer en lettre recommandée avec accusé de réception.

Edition d’un rappel au cautionnaire

Vous pouvez envoyer un rappel de loyer à un ou plusieurs garants du locataire.

Pour entreprendre cette action, le bail doit contenir obligatoirement un cautionnaire. Un courrier de rappel au locataire doit aussi avoir été envoyé.

Impression du rappel au cautionnaire : accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez une ligne dans la Liste des quittances > dans le Ruban sélectionnez Autres documents puis cliquez sur le bouton « Le rappel au cautionnaire ».

Remarque : Si le bail contient 2 cautionnaires, LocaGest imprimera un courrier pour chacun d’eux. La somme à payer sera alors répartie en 2 montants d’égale importance.

Historique des paiements des loyers sur l’avis d’échéance

Pour afficher l'historique de paiements des loyers après un avis d'échéance, il faut activer une option.

Dans la Fenêtre des options > Editions > Impression de l'avis d'échéance > Cochez la case Imprimer l'historique de paiement des loyers après chaque avis d'échéance.

Condition de l'impression :

§  Toujours imprimer : s'imprime dans tous les cas.

§  Imprimer seulement si le solde est négatif : s'imprime si le locataire a un solde débiteur (solde négatif).

Insérer une note dans une quittance

Vous pouvez communiquer avec votre locataire par l’intermédiaire de l’avis d’échéance et de la quittance. En effet, le talon à découper contient une zone permettant d’insérer un message.

Insérer un message dans le talon à découper : éditez une quittance. Dans la fiche de la quittance > sélectionnez Note sur cette quittance > saisissez le message à destination du locataire et Enregistrer la fiche.

Remarque : Si vous désirez reporter un message sur toutes les prochaines quittances, il suffit de cocher la case « Reporter la note sur les prochaines quittances ».

Insérer un mémo dans une quittance

Le mémo est une zone de texte permettant au bailleur/gestionnaire de mémoriser une information importante dans une quittance.

Contrairement à l’insertion d’une note dans une quittance ce texte n’apparaîtra pas lors de l’impression.

Insérer une ligne dans une quittance

Pour ajouter une écriture dans l'avis d'échéance et la quittance, cliquez sur le bouton ajouter24 sur la droite du tableau de décompte. Une ligne s’insère automatiquement avec plusieurs choix de libellé possible.

Insérer une ligne personnalisée dans une quittance

Comme dans le paragraphe précédent, cliquez sur le bouton « ajouter24 » sur la droite du tableau de décompte. Ensuite, dans la liste déroulante, vous sélectionnez l’option « libellé à personnaliser ».

Pour personnaliser le libellé, il faut cliquer sur le bouton d'édition «» à la droite du tableau de décompte. Une fenêtre permet la saisie du libellé et d'indiquer si l’écriture est soumise à la TVA.

Note : Si l'objet du libellé est soumis à la TVA, le calcul de la taxe est automatiquement mis à jour.

Insérer une ligne récurrente dans les quittances

Voir la section Créer une ligne récurrente dans les quittances.

Chapitre 7 : Gérer les Finances.

La rubrique Finances permet de gérer vos recettes et vos dépenses.

La Liste des finances affiche vos recettes et vos dépenses par ordre décroissant. Le montant des dépenses est classé dans la colonne Débit, celui des recettes est comptabilisé dans la colonne Crédit.

Gestion des loyers

LocaGest insère automatique la facturation de vos loyers.

Remarque : La gestion du paiement des loyers se fait directement dans l’onglet Quittances.
Néanmoins en éditant une écriture, vous pouvez sélectionner le payeur du loyer.

Choix du payeur :

§  Le locataire : son nom est renseigné.

§  Le colocataire : son nom est renseigné également.

§  Un donneur d’ordre : une tierce personne comme un cautionnaire, vous devez alors saisir son nom et prénom.

Gestion d’une recette

La recette est un revenu lié à un lieu ou un local. Vous pouvez insérer les revenus qui ne sont pas des loyers (exemple : un crédit).

Vous devez donc commencer par sélectionner le bien en question en choisissant une commune dans le Filtre par ville, puis le Lieu et le Bien.

Si la recette est liée à un bail, vous pouvez également sélectionner une période dans la liste Bail. La zone Réglé par sera automatiquement renseignée avec le nom du locataire.

Ensuite, vous devrez renseigner la Date de cette recette, son Type, le Montant à percevoir, le Montant perçu et le Statut du paiement.

Remarque : Le Montant à percevoir est le montant de la recette qui doit vous être réglé. Il peut être en attente de paiement.
Le Montant perçu est la somme qui a été réglée, il peut être la totalité ou une fraction du Montant à percevoir.

Enfin, vous pouvez ajouter une note concernant votre recette.

Gestion d’une dépense

La gestion d’une dépense est similaire à une recette, elle est liée à un lieu ou un local.

Pour commencer, sélectionnez le bien correspondant en choisissant une commune dans le Filtre par ville, puis le Lieu et ensuite le Bien.

Si la dépense est liée à un bail (exemple : remboursement du trop-perçu des provisions pour charge au locataire), vous pouvez également sélectionner une période dans la liste Bail.

La zone Payé permet d’ajouter le bénéficiaire de votre dépense, donc soit le locataire, soit un contact de votre carnet d’adresses, soit un bénéficiaire à renseigner manuellement.

Ensuite, vous devrez renseigner la Date de cette dépense, son Type, son Montant et son Statut du paiement.

Dupliquer une fiche de recette ou de dépense

Si plusieurs fiches similaires de recettes ou de dépenses doivent être créées, il s'avère utile de les dupliquer.

Cette opération est possible :

·         À l’aide d’un clic-droit sur la Liste des finances, choisir l'option Dupliquer cette écriture.

·         Directement dans la fiche avec un clic sur le bouton Dupliquer la recette ou Dupliquer la dépense.

Note : Il demeure impossible de dupliquer une recette ou une dépense récurrente planifiée.

Extraire un état des Finances

Il est possible d’extraire un état des finances en faisant un clic-droit sur la Liste des finances.

Quatre choix d’extractions sont possibles :

§  par date

§  par lieu

§  par bien

§  par propriétaire

Vous pouvez ensuite choisir d’extraire ces données sur l’année en cours, sur l’année précédente ou sur la totalité de l’historique.

Le détail de la TVA s’affiche dans l’extraction. Les taux de TVA sont décomposés selon les taux en vigueur.

Aide à la déclaration d’impôt

C’est une aide destinée à calculer vos revenus locatifs et à remplir votre déclaration d’impôt.

Les revenus relevant des locations vides constituent des revenus fonciers. Les revenus tirés de locations meublées sont à déclarer dans les bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

Actuellement, LocaGest calcule les revenus locatifs suivants :

§  Fonciers en micro foncier : déclaration n°2042.

§  Fonciers en réel : déclarations n°2042 et 2044.

§  LMNP en Micro-BIC : déclaration n°2042-C.

§  SCI : déclaration n°2072-S.

LocaGest se base sur vos recettes et vos dépenses pour calculer au plus juste les montants et les renseignements des déclarations des revenus.
Note : Les résultats fournis par LocaGest ne sont pas contractuels.

Lancer l’aide à la déclaration des revenus : accédez à l’onglet Finances > dans le Ruban, cliquez sur « Déclaration d’impôt ». La fenêtre Aide à la déclaration des revenus s’ouvre.

Comment calculer votre imposition :

§  Inscrivez l’Année de l’imposition.

§  Choisissez le régime d’imposition.

§  Sélectionnez la méthode pour comptabiliser les loyers. Avec l’option Loyers encaissés, les appels de loyers qui n'ont pas été réglés seront ignorés.

§  Sélectionnez le propriétaire.

§  Cliquez sur le bouton calculer.

Note : Avec l’option Loyers encaissés, si un loyer est partiellement réglé, LocaGest calculera un prorata entre le loyer et les charges.

Exemple : Avec un appel de loyer 500€ comprenant un loyer de 400€ ainsi que 100€ de charges. Le locataire règle partiellement cet appel à la hauteur de 300€. LocaGest ventilera 80% de ce montant pour calculer le loyer effectivement payé, soit 240€.

Obtenir plus d’information sur un montant :

Une colonne liste les montants qui sont pris en compte dans le calcul de l'aide à la déclaration des revenus. Un simple survol permet d'afficher le détail dans la colonne placée à droite de la fenêtre

Planifier une recette ou une dépense récurrente

Voir la section Créer une recette ou une dépense récurrente.

Chapitre 8 : Gérer les compteurs

Le principe de la gestion des compteurs

Avec LocaGest, vous gérez vos relevés de compteurs d’eaux, d’énergies et de téléphones.

Vous pouvez accéder à la gestion de vos compteurs à partir de l’onglet Relèves.

On distingue deux types de compteurs :

§  Le compteur collectif : en général commun à un immeuble ou une copropriété ; il permet de relever la consommation totale des habitations.

§  Le compteur individuel : c’est un compteur divisionnaire, donc propre à chaque logement. Il permet d’obtenir le relevé de la consommation réelle de chaque occupant.

Ajouter un compteur collectif / général

L’ajout d’un compteur général se réalise dans la Fiche du lieu dans la partie de l’onglet Compteurs.

Pour ajouter un compteur, cliquez sur le bouton « ajouter24 » sur la droite du tableau.

Lorsque vous choisissez le Type de compteur collectif, vous pouvez également noter la Référence du compteur.

La date de début : date à partir de laquelle les relevés de compteurs seront générés.

La date de fin : La date de fin n’est pas obligatoire. Si elle n’est pas renseignée, le relevé sera généré à chaque fréquence de relève.

Fréquence de relève : indique la fréquence de relève du compteur. Vos relevés seront générés automatiquement à chaque échéance.

En spécifiant une fréquence de relève manuelle, vous devrez ajouter manuellement des relèves à partir de la Liste des relèves.

Unité par défaut : C’est l’unité de relève du compteur. Par exemple pour un compteur d’eau, vous pouvez le relever par litre (rare) ou par mètre cube (le plus souvent).

Note : Certains compteurs peuvent avoir deux index comme le compteur d’électricité comptabilisant la consommation en heure pleine et en heure creuse.

Ajouter un compteur individuel

Les manipulations sont similaires à l’ajout d’un compteur collectif.

L’ajout d’un compteur divisionnaire se réalise dans la Fiche du bien dans la partie de l’onglet Compteurs.

Pour ajouter un compteur, cliquez sur le bouton « ajouter24 » sur la droite du tableau.

Lorsque vous choisissez le Type de compteur individuel, vous pouvez également noter la Référence du compteur.

La date de début : date à partir de laquelle les relevés de compteurs seront générés.

La date de fin : La date de fin n’est pas obligatoire. Si elle n’est pas renseignée, le relevé sera généré à chaque fréquence de relève.

Fréquence de relève : indique la fréquence de relève du compteur. Vos relevés seront générés automatiquement à chaque échéance.

En spécifiant une fréquence de relève manuelle, vous devrez ajouter manuellement des relèves à partir de la Liste des relèves.

Unité par défaut : C’est l’unité de relève du compteur. Par exemple pour un compteur d’eau, vous pouvez le relever par litre (rare) ou par mètre cube (le plus souvent).

Note : Certains compteurs peuvent avoir deux index comme le compteur d’électricité comptabilisant la consommation en heure pleine et en heure creuse.

Liste des relèves

Cette liste affiche l’ensemble des relevés de compteurs. Elle est ordonnée de la relève la plus récente à la plus ancienne.

La liste est automatiquement mise à jour lors du traitement mensuel de LocaGest. Les Fiches de relèves sont créées selon la Fréquence de la relève de chaque compteur.

Pour un compteur avec une fréquence de relèves manuelle, vous devez ajouter une fiche de relève en cliquant sur le bouton « Ajouter ».

En double-cliquant sur une ligne du tableau, vous afficherez le détail du relevé.

Dans la Fiche de la relève, vous devez saisir la Date de la relève ainsi que le relevé d’index du compteur.

Note : LocaGest affiche un deuxième champ de relève pour les compteurs avec deux index.

Chapitre 9 : La révision des loyers

Le principe de la révision du loyer

Si cela est spécifié dans le bail, le loyer d’un local peut être révisé. C’est pourquoi LocaGest intègre par défaut la révision du loyer dans tous les baux qu’il génère.

Pour un local à usage d’habitation, la révision du loyer est obligatoirement annuelle. Elle se fait à la date d’anniversaire du contrat.

La révision du bail peut être prescrite jusqu’à 5 ans en arrière (voir le Code civil - Article 2277).

La révision du bail est calculée en fonction d’un indice de référence. Il existe plusieurs indices en fonction du type de bail.

Types d’indices de référence des loyers :

§  ICC - Indice des coûts de construction : concerne tous les baux commerciaux (dont les locations de parkings et de garages).

§  ILAT - Indice des loyers des activités tertiaires : concerne les baux commerciaux, artisanaux et de professions libérales exercés dans des bureaux ou entrepôts.

§  ILC - Indice des loyers commerciaux : concerne les baux commerciaux autres que les activités industrielles ou exercées dans des bureaux et des entrepôts.

§  IRL - Indice de référence des loyers : concerne les baux de locaux à usage d’habitation.

§  MAICC – Moyenne associée de l’ICC : concerne tous les baux commerciaux.

Remarque : Les indices de révisions sont automatiquement mis à jour par l’intermédiaire de WebImmo Update.

Note : Bien qu’il soit conseillé de laisser la mention de révision du loyer dans son bail, LocaGest offre au bailleur la liberté de ne pas l’intégrer.
A savoir qu’il n’est pas obligatoire de réviser un loyer, même si vous en faites mention dans un bail. Par conséquent, si vous ne désirez pas réviser un loyer pour une raison personnelle, nous vous recommandons toutefois de laisser cette clause dans votre bail (c’est le cas de 99% des baux).

La révision du loyer dans la Fiche du bail

Dans la Fiche du bail, la révision du loyer est activée par défaut. C’est donc LocaGest qui s’occupe de paramétrer la Périodicité, la Date de révision initiale, le Type de révision et l’Indice de départ.

Gérer automatiquement la révision du loyer d’un bail :

Etape 1 : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > ensuite à partir du Ruban, cliquez sur « Editer le bail ».

Etape 2 : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Révision du loyer > puis cochez « Laisser LocaGest paramétrer la révision ».

En décochant cette case, vous avez accès aux champs permettant de paramétrer manuellement la révision du loyer, voire d’interdire la révision d’un loyer.

Réviser un loyer automatiquement

LocaGest vous assiste presque totalement dans la révision du loyer. La seule action qui nécessite votre intervention est la sélection du bail à réviser.

LocaGest vous suggère les baux à réviser en précisant le loyer actuel et son montant une fois la révision effectuée. Il vous informe aussi de la date de prise en compte de cette révision.

Afficher la liste des loyers révisables : accédez à l’onglet Baux > ensuite à partir du Ruban, cliquez sur « Révisions des loyers ».

Les loyers éligibles sont indiqués dans la colonne Observations de la Liste des loyers révisables. Si la liste est longue, vous pouvez filtrer seulement les Loyers révisables.

Lorsqu’un loyer peut être révisé, le bouton « Réviser ce loyer » se dégrise. Le bail sera alors révisé en fonction de l'indice de révision attaché au bail. Un document de régularisation du loyer est généré pour aviser le locataire.

Vous pouvez le réimprimer à tout moment à partir du Ruban en cliquant sur le bouton « La révision du loyer ».

Réviser un loyer manuellement

LocaGest vous permet de mettre à jour manuellement le montant de votre loyer et de vos charges. Attention, vous devez être vigilant sur le montant du loyer à réviser en respectant le type et l’indice de révision stipulé dans le bail.

Toutefois, cette fonction est particulièrement utile si vous ajoutez un bail dans LocaGest qui possède déjà un historique de loyer et de charges. Vous pourrez dans ce cas insérer ces éléments.

Modifier manuellement le loyer ou les charges d’un bail : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail > puis à partir du Ruban, cliquez sur « Révisions manuelles ».

Au moins une ligne de loyer comprenant une date de début est nécessaire pour enregistrer les modifications.

Chapitre 10 : Les éditions

LocaGest intègre plusieurs types d’éditions autocomplétées.

Impression du bail

LocaGest génère automatiquement les baux à usage d’habitation ainsi que les contrats pour emplacement de parking ou de garage.

Ces éditions sont conformes à la réglementation et toutes les informations sont insérées dans le document. Il suffit simplement de le dater et à le signer.

Imprimer un bail : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez une ligne dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Imprimer Bail ».

L’état des lieux

L’état des lieux sert à évaluer l’état d’un local. Il est réalisé à 2 moments différents avec le bailleur et le locataire.

Une première fois avant l’entrée dans les lieux, lors de la remise des clefs au locataire.
Une seconde fois au moment du départ, lors de la restitution des clefs.

LocaGest génère une édition de l’état des lieux en fonction des informations fournies dans la Fiche du bien. Si présente, les photos des pièces sont également imprimées. Voir le chapitre suivant pour lister les pièces et les meubles d’un local.

Impression de l’état des lieux : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Etat des lieux ».

L’état des lieux est à remplir en 2 exemplaires, l’un à fournir au locataire et l’autre à garder par le bailleur.

En fin de location, si une réparation est nécessaire, l’état des lieux servira à déterminer à qui incombe la remise en état. En cas de litige, il fait office de preuve à la commission départementale de conciliation ou au tribunal d’instance.

Remarque : l’état des lieux est à faire obligatoirement par écrit. S’il n’est pas dressé en début de location, il est considéré que le logement est remis en bon état au locataire.

L’engagement de caution simple

C’est un acte qui engage le cautionnaire à garantir les sommes découlant du contrat de location en cas de défaillance de paiement du locataire (voir le Code civil - Article 2011).

La loi du 6 juillet 1989, dans son article 22-1 régit les règles relatives au cautionnement. Le cautionnement simple signifie que la caution a droit au bénéfice de division (le bailleur doit poursuivre en premier lieu le locataire avant d'engager la caution) et de discussion (la caution ne doit payer que si le locataire est totalement insolvable).

Afin de protéger la caution, la loi a prévu que l’acte de cautionnement respecte des règles strictes. Le cautionnaire doit faire précéder sa signature de la reproduction manuscrite de l'étendue de son engagement, ainsi que la reproduction manuscrite de l'article 22-1 alinéa 2.

LocaGest intègre cet article de loi lors de l’édition de l’engagement de caution simple. Le cautionnaire devra alors recopier l’intégralité de ce texte dans la première page.

Ajouter un cautionnaire à un bail :

Etape 1 : Vous devez créer une fiche de cautionnaire comme vous créez un locataire. A partir de la Synthèse, cliquez sur « Créer un locataire » > puis cliquez sur « Ajouter ». Dans la liste déroulante choisissez la valeur « Cautionnaire », la suite des informations est identique à celle de la section Création du locataire.

Etape 2 : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Editer le bail ».

Etape 3 : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Cautionnaire, garantie et facturation > puis ajouter le Cautionnaire 1 ou 2 à l’aide du bouton «».

Imprimer l’engagement de caution simple : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Engagement de caution ».

Remarque : Il faut être particulièrement rigoureux lors de la signature et l'établissement de l'engagement de caution. Une simple omission peut conduire à la nullité de l'acte. Il est nécessaire d'établir un document qui sera signé par la caution et le bailleur dont chacun garde un exemplaire. Un exemplaire du bail doit être annexé à cet engagement.

Acte de caution solidaire

C’est un acte qui engage le cautionnaire à payer le loyer à la place du locataire en cas de défaillance de paiement, et ce dès le premier impayé. Aussi, elle présente une sérieuse garantie pour les locataires aux revenus faibles.

Seul le signataire de l’acte est engagé. Le bailleur doit remettre un exemplaire de l’acte au cautionnaire.

Lors de l’édition du document, le texte à recopier à la main est indiqué dans un paragraphe en italique.

Imprimer l’acte de caution solidaire : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Acte de caution solidaire ».

Remarque : Si le bailleur possède déjà une assurance contre les loyers impayés (GRL par exemple) il ne peut pas demander une caution (sauf si le locataire est un apprenti ou un étudiant).

Demande de justificatif d’assurance habitation

Ce document est une demande de justificatif d’assurance habitation. Le locataire doit normalement fournir chaque année un imprimé certifiant que le logement est bien assuré.

LocaGest vous informe automatiquement lorsqu’il faut relancer votre locataire à ce sujet. Une alerte s’affiche dans la Synthèse dans la colonne Mes Courriers.

Cette édition n’est possible que si la dernière date de l’attestation d’assurance est renseignée.

Renseigner la date de la dernière attestation d’assurance : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Documents > puis renseignez la date dans le champ Attestation d’assurance.

Imprimer la demande de justificatif d’assurance : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Attestation d’assurance ».

Remarque : La Loi n°82-526 du 22 juin 1982 dite QUILLIOT impose au locataire à souscrire à une assurance habitation.

Demande de justificatif d’entretien de la chaudière

Si besoin, ce document est une demande de justificatif de l’entretien de la chaudière ou du conduit de la chaudière. Il doit normalement être fourni chaque année par l’occupant du logement afin de certifier que l’intervention a eu lieu.

LocaGest vous informe automatiquement lorsqu’il faut relancer votre locataire à ce sujet. Une alerte s’affiche dans la Synthèse dans la colonne Mes Courriers.

Cette édition n’est possible que si la dernière date de l’entretien de la chaudière est renseignée.

Renseigner la date du dernier entretien de la chaudière : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Documents > puis renseignez la date dans le champ Entretien de la chaudière.

Imprimer la demande de rappel de l’entretien de la chaudière : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Entretien de la chaudière ».

Demande de justificatif du ramonage

Si le local possède un conduit de cheminée, le locataire doit prévoir et prendre en charge son ramonage. Dans le cas d’un immeuble collectif, le locataire est tenu de faire ramoner le conduit individuel dont il a la jouissance.

Le ramonage du conduit de cheminée doit être effectué une à deux fois par an selon le type de combustible.

Si le combustible de la cheminée est de type solide (bois, granulés…), la révision est bisannuelle. Elle est généralement réalisée au début de l’automne avant la première utilisation du chauffage et une fois au début du printemps.
Pour les combustibles de type fioul ou de type gaz la révision est annuelle, en principe avant l’activation du chauffage en automne.

LocaGest vous informe automatiquement lorsqu’il faut relancer votre locataire à ce sujet. Une alerte s’affiche dans la Synthèse dans la colonne Mes Courriers.

Cette édition n’est possible que si la dernière date de l’attestation de ramonage est renseignée.

Renseigner la date de l’attestation de ramonage : dans la Fiche du bail, sélectionnez l’onglet Documents > puis renseignez la date dans le champ Attestation de ramonage.
Il faut également renseigner le type de combustible. Selon son type LocaGest vous alertera une à deux fois par an du rappel de l’attestation de ramonage.

Imprimer la demande de rappel du ramonage : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Attestation de ramonage ».

Attestation de remise du dépôt de garantie

Le montant et le délai de restitution du dépôt de garantie doivent être renseignés dans la Fiche du bail, sinon ils seront demandés dans la suite de l’opération.

Imprimer l’attestation de remise du dépôt de garantie : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Dépôt de garantie ».

La fenêtre Remise du dépôt de garantie s’affiche pour compléter ou modifier le montant et le délai de restitution du dépôt de garantie.

Une fois que le document est imprimé, vous pouvez à tout moment retrouver les informations qui ont été saisies dans la Fiche du bail, onglet Garantie, section Dépôt de garantie (en début de bail).

Restitution du dépôt de garantie

Au préalable, la date de sortie du bail doit être complétée dans la Fiche du bail.

LocaGest gère les cas de figure suivants :

§  Restitution du dépôt de garantie sans dégradation

§  Restitution du dépôt de garantie avec dégradations

§  Provision sur charges avant l'arrêté des comptes définitifs.

Imprimer la restitution du dépôt de garantie : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Autres documents » et choisissez « Restitution du dépôt de garantie ».

Une fenêtre s’affiche permettant de renseigner des éléments qui seront insérés dans le document.
A noter que le montant de la provision sur charges ne peut pas dépasser 20% du montant du dépôt de garantie.
Si l'état des lieux a fait ressortir des dégradations, le montant des travaux et la description des dégradations sont à ajouter.

Une fois que le document est imprimé, vous pouvez à tout moment retrouver les informations qui ont été saisies dans la Fiche du bail, onglet Garantie, section Dépôt de garantie (en fin de bail).

Congé de bail

Le congé de bail est réglementé pour un local à usage d’habitation. Le bailleur doit invoquer un motif de reprise.

Il existe trois cas de reprise :

§  Reprise pour habiter : le propriétaire (ou un de ses proches) désire habiter le logement à titre de résidence principale.

§  Reprise pour vendre : le propriétaire veut vendre son logement.

§  Reprise pour un motif légitime et sérieux invoqué par le propriétaire.

La loi ne donne pas de définition pour un motif légitime et sérieux. Le plus souvent, les retards répétés du paiement du loyer ou le non-respect des voisins et des règles de copropriétés constituent des motifs légitimes.

Le courrier doit être envoyé en lettre recommandée avec avis de réception au moins 6 mois avant la fin du bail.

Remarque : dans le cas d’une reprise pour vendre, une offre de vente doit être formulée au locataire. Il a un délai de 2 mois pour accepter ou refuser l’offre. L’absence de réponse de sa part équivaut à un refus.

Imprimer le courrier de congé de bail : accédez à l’onglet Baux > sélectionnez un bail dans la Liste des baux > puis cliquez sur le bouton « Congé de bail » et choisissez le motif de reprise du logement.
Complétez ensuite les informations demandées puis validez pour lancer l’édition du document.

La fiche du locataire

Si vous en avez besoin, vous pouvez imprimer les informations d'un de vos locataires.

A partir de l'onglet Locataires / cautionnaires, un bouton Fiche du locataire permet d’imprimer cette fiche.

La fiche du bien

Dans l'onglet Biens, le bouton Imprimer la Fiche du bien permet de générer un état du local, avec ses trois premières photos, le loyer désiré, les informations de contact du bailleur et les Chapitre 16 : Créer un DPE ou un DPN.

Modifier rapidement une édition

Dans l’onglet Baux, en faisant en faisant un clic-droit sur les boutons d'impression des éditions, l'option Modifier le document permet de rapidement personnaliser son contenu.

Vous afficherez directement la fenêtre de Personnalisation des documents.

Chapitre 11 : Lister les pièces et les meubles d’un local

LocaGest offre des fonctionnalités permettant de lister les pièces et meubles de vos locaux dans la Fiche du bien.

Cela peut être particulièrement utile pour vous, puisque vous pourrez éditer par la suite un état des lieux reprenant tous les éléments que vous aurez insérés.

Lister les pièces d’un local

A partir de la Fiche du bien, accédez à l’onglet Liste des pièces.

Dans cet onglet, vous avez un tableau listant les pièces du local, voici la description de ses colonnes :

§  Nom de la pièce : comme son nom l’indique c’est le nom de la pièce

§  N° : si une pièce est listée plusieurs fois, vous pouvez les numéroter.

§  Surface en m² : vous pouvez préciser la surface de la pièce.

§  Dépendance : cocher la case si cette pièce est une dépendance.

§  Partie commune : cocher cette case si la pièce est une partie commune.

§  Photo. : permet d’ajouter une photographie de la pièce en faisant un clic-droit sur la colonne puis Ajouter une photo.

Remarque : en précisant la surface des pièces LocaGest calcule pour vous sa surface Carrez et sa surface habitable.

Remarque bis : vous pouvez modifier l’ordre des pièces en modifiant leurs positions. Ainsi l’état des lieux s’affichera en respectant cet ordre.

Ajouter une pièce : cliquez sur le bouton «  » à droite du tableau. Une Liste des pièces s’affiche, sélectionnez la pièce à ajouter et cliquez sur « Sélection ».

En maintenant de la touche CTRL enfoncée, vous pouvez réaliser une sélection multiple, le bandeau de sélection s'affiche sur les lignes sélectionnées.

Si un nom de pièce n’est pas présent dans la liste, il est possible d’ajouter un élément en cliquant sur le bouton «  ».

Pour gagner du temps, vous pouvez charger un modèle de local, voir le paragraphe suivant.

Charger un modèle : Par cet intermédiaire, vous ajouterez un ensemble de pièces que vous pourrez modifier par la suite.
Cliquez sur le bouton « Charger un modèle ». Une fenêtre s’ouvre. A gauche se trouve la Liste des modèles. A droite vous avez la Liste des pièces appartenant au modèle.

Vous pouvez également ajouter ou personnaliser un modèle.

Lister les meubles d’un local

La Liste des meubles est particulièrement utile pour l’édition de l’état des lieux.
Vous pouvez réaliser l’inventaire d’un local vide en listant les éléments d’une cuisine ou d’une salle de bain ou effectuer l’inventaire complet des meubles pour un logement loué en meublé.

A partir de la Fiche du bien, accédez à Meubles.

Ajouter un meuble : double-cliquez sur une ligne dans la colonne Pièces du tableau. Vous sélectionnez la pièce concernée, puis vous choisissez le type de meuble. Enfin dans la colonne Note, vous pouvez ajouter des détails sur le meuble.

Remarque : seules les pièces présentes dans la Liste des pièces sont sélectionnables dans la liste déroulante.

Ajouter un meuble qui n’est pas présent dans la liste : A droite de la Liste des meubles, le bouton  permet d’ajouter de nouveaux meubles.

Il est aussi possible d’ajouter manuellement des meubles dans la liste à partir de la Personnalisation des listes.

Paramétrer l'huisserie, mur, sol et plafond

Lorsqu'un état des lieux est imprimé, par défaut, chaque pièce contient obligatoirement une liste contenant l'huisserie, le mur, le sol et le plafond.

Parfois, selon les caractéristiques de la pièce, cette liste doit être personnalisée. Par exemple un balcon possède rarement un plafond.

Dans la Liste des meubles, vous ajoutez directement l'huisserie, mur, sol et plafond avec un clic-droit sur la pièce. Libre à vous de supprimer une ligne pour ne pas l'afficher dans l'état des lieux.

Note : Cependant si aucune de ces 4 lignes n'est affichée, LocaGest les insère automatiquement dans l'état des lieux.

Chapitre 12 : Gestion des allocations logements

LocaGest permet de gérer les allocations de logement versées par la CAF sur le compte du bailleur.

Remarque : LocaGest autorise également la gestion des allocations logements pour le colocataire.

Gestion du montant et de la période de l’allocation

Pour renseigner le montant et la période de l’allocation logement, il faut accéder à la fiche du locataire

Note : Pour les baux d’habitations conventionnés les allocations de type APL sont versées directement aux bailleurs. Pour les autres allocations ALF/ALS, le bailleur doit faire directement la demande de paiement en tiers payant aux allocations familiales.

Chapitre 13 : Gestion des SCI

LocaGest permet de gérer les associés des SCI.

Cette gestion s’effectue dans la fiche du propriétaire. Un onglet Associés est disponible à cet effet.

Vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des associés dans la Liste des associés.

Par défaut, ce sont les associés actuels qui sont affichés avec la répartition des parts sociales de chacun.

Vous pouvez afficher les associés précédents en cochant la case « Afficher également les anciens associés ».

Ajouter un associé

Pour ajouter un associé, il faut cliquer sur le bouton d’ajout à droite de la Liste des associés.

La fiche de l’associé s’ouvre et permet de renseigner le nom du l’associé, sa date d’entrée dans la société et éventuellement sa date de sortie s’il a vendu ses toutes ses parts.

Le tableau Résumé des parts sociales liste l’historique des parts sociales de l’associé. A chaque changement, il faut spécifier la date du changement et le nombre de parts que possède l’associé dans la SCI.

Editer un associé

Pour éditer un associé, il suffit de double-cliquer sur son nom à partir de la Liste des associés.

Note : Toutes ces informations sont reprises lors du calcul de la déclaration n°2072 de la SCI. LocaGest remplit pour vous ce document, en précisant la part des bénéfices sociaux imposables au nom de chaque associé.

Chapitre 14 : Gestion Multipropriétaire

LocaGest propose de gérer les comptes multipropriétaires. Cela est particulièrement intéressant pour les sociétés désirant gérant les biens de plusieurs propriétaires. Vous pouvez, au choix, établir un bail, éditer les quittances... au nom de votre société ou au nom du propriétaire/bailleur.

Note : si vous êtes un particulier et que vous désirez établir des documents aux noms de plusieurs propriétaires (par exemple votre compagne/compagnon) cette fonctionnalité vous sera également utile.

Activer la gestion multipropriétaire : accédez à l’onglet Options et contrôles > Options > Information du gérant > et choisissez le Type de gérant « … un gérant d’une société de gestion multi-propriétaires ».

Etablir les documents au nom du propriétaire : accédez à la Fiche du propriétaire, Onglet Gérance, cochez la case « Le propriétaire est aussi le bailleur ».

Concernant ses biens, son adresse sera utilisée par défaut dans les documents. Si les numéros de SIRET, de TVA intracommunautaire, le logo et l’en-tête sont renseignés, ils seront également visibles dans les éditions qui les sollicitent.

Note 2 : si la banque du propriétaire est renseignée, ses coordonnées seront affichées dans les avis d’échéances à payer par virement bancaire.

Chapitre 15 : la loi ALUR

Ce chapitre ne concerne que les bailleurs qui ont une activité en France. Les premiers textes de la loi ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) ont été adoptés le 24 mars 2014 et ont été depuis mis à jour chaque année.

Voici un lien de la version de la loi en vigueur :
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=18B03DAD4D1A0D1EE052DBC879E5AF85.tpdjo05v_1?cidTexte=JORFTEXT000028772256&dateTexte=29990101

LocaGest intègre les dispositions de la loi qui concernent la location de logements.

En effet, la fiche du bail contient un onglet ALUR.

La fiche du bail et la loi ALUR

Lorsqu’un logement est situé dans une zone tendue définie par la loi ALUR, LocaGest vous informera automatique en-dessous de l’adresse du bien que cette commune est située en zone tendue ALUR.

Un nouvel onglet ALUR sera aussi affiché en bas de la fiche. Ainsi, vous pouvez renseigner les diverses informations requises à la conclusion du bail.

Trois champs sont à compléter en fonction de la zone du logement dans la section des Derniers loyers de référence fixés par la préfecture :

§  M² du loyer médian : montant dépendant de la zone du logement.

§  M² du loyer majoré : montant dépendant de la zone du logement.
L'évolution maximum du loyer à la relocation est soumise par décret annuellement : dépendant de la zone du logement.

Pour retrouver facilement ces montants, le site http://www.encadrementdesloyers.gouv.fr/ les référence.

Note : A titre d'information, LocaGest indique le loyer maximum autorisé par rapport à la surface du logement et le montant du mètre carré majoré.

Pour la section Complément de loyer :

§  Montant du complément : si un complément de loyer est prévu, indiqué le montant.

§  Description des caractéristiques du logement... : caractéristiques du logement justifiant le complément de loyer.

Enfin, la partie Informations de la précédente location est à compléter si le précédent locataire a quitté le logement moins de dix-huit mois avant la signature du nouveau bail :

§  Date du dernier loyer : date du dernier versement de loyers réglé par le
précédent locataire.

§  Montant du dernier loyer : montant du dernier loyer acquitté par le
précédent locataire.

§  Date de la dernière révision : date de la dernière révision du loyer du précédent locataire.

Chapitre 16 : Créer un DPE ou un DPN

LocaGest, permet de créer des étiquettes de diagnostic de performance énergétique (DPE) ou de diagnostic de performance numérique (DPN).

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1 : Le DPE étant obligatoire pour chaque nouveau bail, l'étiquette énergétique est un bon moyen de communication pour vos annonces immobilières.

2 : Le DPN n'est tenu par aucune obligation. Vous pouvez créer cette étiquette pour agrémenter vos annonces car de plus en plus de locataires sont sensibles à la vitesse de la connexion internet de leurs logements.

Si vos biens bénéficient d'une bonne connexion ADSL, du très haut débit par câble ou par fibre optique, autant le mettre en valeur. C'est un atout qui peut faire la différence entre deux locations similaires et réduire le délai de vacance.

Pour la vitesse de la connexion internet d’un logement, la valeur est exprimée en Mbit/s.

Créer une étiquette de diagnostic DPE

Une fois les valeurs d’énergie primaire exprimé en kWh et les émissions de gaz à effet de serre exprimé en kg, il est possible de générer une étiquette en cliquant sur le bouton Créer une étiquette de diagnostic DPE.

Si nécessaire, dans la fenêtre, vous pouvez modifier les valeurs, choisir la taille de l’image puis au moment de l’enregistrement sélectionner les formats de fichiers JPEG ou PNG.

Créer une étiquette de diagnostic DPN

Une fois la valeur de la vitesse renseignée, vous pouvez générer une étiquette de performance numérique de la ligne internet en cliquant sur Créer une étiquette de diagnostic DPN.

Si nécessaire, dans la fenêtre, vous pouvez modifier la vitesse, choisir la taille de l’image puis au moment de l’enregistrement sélectionner les formats de fichiers JPEG ou PNG.

Remarque : A titre d’information, une valeur comprise entre :

§  0 à 5 Mbit/s = connexion lente

§  5 à 10 Mbit/s = connexion ADSL normale

§  10 à 30 Mbit/s = connexion ADSL rapide

§  30 à 100 Mbit/s = connexion par câble coaxial

§  Supérieur à 100 Mbit/s = connexion en fibre optique

Note : vous pouvez imprimer un état de la fiche du bien avec le DPE et le DPN, voir la section La fiche du bien.

Chapitre 17 : Gestion de l’emprunt immobilier

Ajouter un emprunt à un bien ou un lieu

Pour créer un emprunt sur la Fiche du lieu ou du bien, cliquez sur le bouton Ajouter un crédit.

Cette fiche regroupe toutes les informations de votre prêt bancaire.

Vous devez insérer la date d'effet de l'emprunt, son montant, sa durée, le type de taux et le taux du crédit initial.

Si vous souscrivez une assurance, vous pouvez saisir également son montant initial.

Enfin, il reste à compléter le nom de l’établissement bancaire, la périodicité de remboursement et le statut de paiement par défaut.

Note : Vous pourrez par la suite modifier le taux du crédit ou le montant de l'assurance en éditant le tableau d'amortissement.

Remarque : Lorsque vous remplissez des informations dans la fiche du crédit immobilier, le tableau d'amortissement est régénéré à chaque modification. Vous pouvez modifier un montant ou un pourcentage du tableau en cliquant sur l'icône d'édition située juste à sa droite.

Dans le tableau d'amortissement il est possible de modifier le montant de l'assurance ou le taux du crédit immobilier (pratique pour les taux variables par exemple).

Une modification se répercute automatiquement sur les échéances suivantes.

Remarque 2 : vous pouvez ajouter plusieurs emprunts immobiliers sur un même bien ou lieu.

Afficher ou modifier un emprunt immobilier

À tout moment, vous pouvez afficher ou modifier une fiche de crédit en cliquant sur Editer un crédit et puis en la sélectionnant.

Chapitre 18 : Personnaliser LocaGest

Personnalisation des listes

Si des éléments sont manquants dans certaines listes, vous pouvez les ajouter manuellement.

Personnaliser une liste : accédez à l’onglet Options et contrôles > Personnaliser une liste > puis sélectionnez dans la liste déroulante la liste à personnaliser.

Vous pouvez ajouter des éléments dans une liste. Voici les éléments qui sont personnalisables :

§  Liste des équipements

§  Liste des meubles

§  Liste des pièces

§  Liste des services

§  Liste des types d'adresses

§  Liste des types de documents

§  Liste des villes

§  Liste des pays

§  Liste des devises

§  Liste des types de taxes

§  Liste des taux de TVA

§  Liste des lignes de l'avis d'échéance/quittance

Les éléments personnalisés peuvent également être modifiés ou supprimés.

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des éléments préexistants dans LocaGest.

Personnaliser les lignes utilisées dans les quittances et les avis d'échéances

La fenêtre Personnalisation des listes offre aussi la possibilité de modifier les libellés qui sont insérés dans les tableaux de l'avis d'échéance et de la quittance.

Personnaliser une liste : accédez à l’onglet Options et contrôles > Personnaliser une liste > puis sélectionnez dans la liste déroulante Liste des lignes de l'avis d'échéance/quittance.

Note : Le bouton Réinitialiser permet de réinitialiser toute la liste avec les valeurs initiales.

Personnaliser les documents

Une fenêtre spécialement dédiée permet de modifier complètement le contenu des éditions prédéfinies.

Accéder à la fenêtre de personnalisation des documents : accédez à l’onglet Options et contrôles > Personnaliser les éditions.

Dans la fenêtre Personnalisation des éditions :

La partie en haut à gauche sert à sélectionner le document à modifier.

La zone de saisie permet de remanier le texte à votre convenance.

Note : Les mots-clés entre crochets sont des zones autocomplétées par LocaGest. Ne les effacez que si vous les jugez vraiment inutiles.

Une fois votre modification enregistrée, vous pouvez visualiser vos changements en cliquant sur le bouton Aperçu du document.

Si le résultat ne vous convient pas, pas de panique, vous pouvez à tout moment réinitialiser le contenu du document grâce au bouton Rétablir le texte d'origine.

Note bis : Il est possible d'insérer une balise plus rapidement en faisant un clic-droit et en sélectionnant Insérer une balise. La balise s’insérera à l'emplacement du curseur de la souris.

Ajouter des nouveaux documents

Pour certains besoins spécifiques, il est utile de créer ses propres documents.  Dans l’onglet Baux, il est possible d’en créer un entièrement.

A partie de l’onglet Baux > Autres documents, un bouton « AjouterDoc » est présent dans le coin du menu déroulant.

La fenêtre Créer une d’édition personnalisée s’affiche, voici les paramètres disponibles :

Saisir le nom de l’icône : un bouton sera affiché dans la liste Autres documents avec ce titre.

Options : cocher les cases pour imprimer le logo, la signature, etc. dans le document.

Edition du document : la zone de texte permet de rédiger le contenu du document, le champ déroulant Insérer une balise comporte des mots-clés pour renseigner le document avec les données du bail.

Une fois le document créé, il peut être modifié en réalisant un clic-droit sur son icône puis en choisissant Modifier.

Note : Il est possible de créer jusqu’à 12 documents personnalisés.

Chapitre 19 : Les statistiques

La section Statistiques est directement accessible à partir de la Synthèse, un bouton d’accès est placé en haut à droite de son cadre.

Vous pouvez analyser vos données avec cinq types de statistiques :

§  Afficher le taux d'occupation de vos locaux

§  Afficher le prix moyen et la rentabilité au m² de vos locaux

§  Synthèse des loyers, charges et TVA

§  Rechercher une synthèse des recettes et des dépenses

§  Rechercher une synthèse du chiffre d’affaires sur un exercice

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Dans la capture d'écran ci-dessus, plusieurs éléments sont paramétrables :

* : Vous pouvez filtrer vos données par propriétaire (c'est un paramètre optionnel).
1 : Vous sélectionnez le type de statistiques et la période à analyser. Eventuellement, vous pouvez analyser une statistique sur un lieu précis et les classer par Lieu, Ville ou Type de Bien.

2 : Ce bouton permet de lancer le calcul.

3 : Le résultat s'affiche dans cette zone. Le premier onglet vous informe avec une présentation synoptique, un résumé du calcul. L'onglet suivant contient un tableau listant les informations avec plus de détails.

Chapitre 20 : Plus de détails dans la synthèse

En arrivant sur la Synthèse, vous pouvez afficher plus d'informations en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Ainsi, vous afficherez vos revenus et vos dépenses du mois et de l'année avec plus de détails sur la répartition du loyer, des charges, de la TVA ou autres.

Rapidement, vous voyez la somme des loyers encaissés, mais aussi la somme des loyers en attente pour le mois et l'année en cours.

Si besoin, vous pouvez modifier la période à afficher en utilisant les boutons - 1 mois, + 1 mois, - 1 an et + 1 an.

Un clic sur le bouton en forme de flèche permet de revenir à la synthèse classique.

Par défaut, LocaGest répartira le loyer, les charges et la TVA au prorata, selon vos besoins, vous pouvez changer ce mode de calcul dans la Fenêtre des options pour comptabiliser en premier le loyer.

Chapitre 21 : Pour aller plus loin

Renseigner le solde du locataire

Si dans votre gestion, vous désirez reprendre un bail en cours sans ressaisir son historique complet, cette fonctionnalité est idéale.

Le solde du locataire est à renseigner dans la Fiche du Bail.

Note : si vous gérez plusieurs baux avec un même locataire, vous pouvez renseigner précisément le solde pour chacun des baux.

Dans la Fiche du bail puis dans l'onglet Historique loyers, le champ Montant du solde est disponible pour saisir le solde de ce bail.

La valeur du champ Montant du solde peut être positive ou négative. Ainsi, un solde créditeur devra être positif.

Ce solde est pris en compte dans :

§  L'édition des Avis d'échéances si l'option Imprimer le total des impayés / trop perçus est cochée

§  L'édition Historique de paiement des loyers

§  L'onglet Locataires dans la rubrique Plus de détails

Note : la date du solde est purement informative, elle n'est pas prise en compte dans les calculs.

Gérer les candidats

Si vous avez un grand nombre de locaux, vous serez éventuellement amené à gérer une liste d’attente de candidats en recherche d’un local.
Lorsqu’un bien se libère, vous rechercherez dans cette liste un demandeur correspondant au profil pour lui proposer ce local.
La Fiche du candidat permet d’enregistrer les informations de contact, la situation professionnelle et financière ainsi que les critères de recherche du candidat.

Accéder à la gestion des candidats : allez à l’onglet Locataires / cautionnaires > puis cliquez dans le Ruban sur « Gérer les candidats ».

Créer un candidat : une fois que vous avez accédé à la gestion des candidats > cliquez sur « Ajouter ».

Le type, la civilité, le nom et le prénom du candidat sont obligatoires de même que ses critères de recherches à renseigner dans l’onglet Recherche.

Vous pouvez également attacher un colocataire en sélectionnant « Oui » dans le champ « Colocataire ? ».

Convertir un candidat en locataire : Pour transformer un candidat en locataire, sélectionnez-le dans la Liste des candidats > puis cliquez sur le bouton « Convertir en locataire ». Confirmez ce choix.

Remarque : Les champs Date et Lieu de naissance doivent être nécessairement renseignés pour convertir un candidat. Une fois le candidat converti, il est déplacé dans la Liste des locataires. Cliquez sur « Retour » pour l’afficher.

Ajouter un colocataire

Par défaut l’interface de la Fiche du bail, permet d’ajouter un locataire et un colocataire.

Selon vos besoins, LocaGest permet d’ajouter deux colocataires supplémentaires. A partir du Ruban, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter un colocataire » pour pouvoir renseigner un autre colocataire.

Configurer un bail avec une périodicité calendaire

Par défaut, lorsque la périodicité d’un bail n’est pas mensuelle, elle est calculée sur la date de départ du bail.
Exemple : Un bail trimestriel commençant au 1er mars sera terminé au 31 mai. Le trimestre suivant débutera le 1er juin.

Selon votre gestion ou les règles de certaines régions, vous pouvez établir une périodicité avec une loi calendaire.
Exemple : Un bail trimestriel commençant au 1er mars sera terminé au 31 mars, le trimestre suivant commencera alors au 1er avril.

Dans la Fiche du bail, à partir de l’onglet Détails du bail, il faut cocher la case « Périodicité calendaire » pour l’activer.

Imprimer l’historique de paiement de loyers

Vous pouvez d'éditer une extraction de l'historique de paiement des loyers du locataire pour toutes ses locations.

Accédez à l’onglet Locataires / cautionnaires > sélectionnez un locataire dans la Liste des locataires > puis faites un clic-droit. Le menu Extraire l’historique des loyers laisse le choix sur la durée du document à générer.

Note : dans le total du solde, un montant créditeur (positif) indique un solde en faveur du locataire ; un montant débiteur (négatif) indique un solde en faveur du bailleur.

Ventiler les virements des loyers sur un compte bancaire différent

Si le propriétaire possède plusieurs comptes bancaires, il peut être utile de ventiler les virements sur des comptes différents.

Dans la Fiche du bail > onglet Cautionnaire et facturation, le champ Virement vers la banque permet de sélectionner un compte bancaire distinct.

Note : Le talon à découper sera également actualisé dans l'édition de l'avis d'échéance du bail.

Renseigner une adresse de bien différente

Dans LocaGest, l’adresse du bien est générée à partir de l’adresse du lieu.

Or, dans certaines situations, comme un immeuble avec plusieurs entrées, un local peut avoir une adresse différente.

A partir de la Fiche du bien, dans l’onglet Adresse, vous pouvez y renseigner une autre adresse.

Elle sera reprise dans toute l’application.

Renseigner un assureur

Dans la Fiche du bien, en allant dans l’onglet Assureur, il est possible d’enregistrer les coordonnées de la société d’assurance du local et son numéro de contrat. La date d’installation du détecteur de fumée peut aussi être mémorisée.

Renseigner le précédent propriétaire du bien ou du lieu

Si vous avez besoin de garder le nom du précédent propriétaire dans vos fiches, un paramètre peut être activé dans les Options > sélectionnez Interface > et cochez « Activer le champ du précédent propriétaire dans la fiche du lieu et du bien ».

Envoyer les avis d’échéances par email

Vous pouvez envoyer les avis d’échéances et les quittances par email.

Il faut au préalable que la Fiche du locataire contienne son Adresse email.

Note : Dans la Fiche du locataire, vous pouvez rajouter une deuxième adresse email en les séparant par un point-virgule « ; ».

Envoyer l’avis d’échéance par email : accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez l’élément à envoyer dans la Liste des quittances > puis cliquez sur le bouton « Envoyer par email ». Un message avec l’adresse email vous demande de confirmer votre choix.

Consulter le chapitre des options, section Paramètres de la messagerie électronique.

Personnaliser le texte de l’email

Pour personnaliser le contenu d'un message, vous devez vous rendre dans l'onglet Options et contrôles puis Personnaliser les éditions et sélectionner le document Message électronique : Envoi de l'avis d'échéance et/ou de la quittance.

Le texte de l'email peut être personnalisé pour :

§  L'envoi d'un avis d'échéance

§  L'envoi d'une quittance

§  L'envoi d'un avis d'échéance et d'une quittance

Imprimer uniquement la quittance ou l’avis d’échéance

Vous pouvez imprimer ou envoyer par email uniquement la quittance ou l’avis d’échéances.

Accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez l’élément à imprimer ou envoyer dans la Liste des quittances > puis faites un clic-droit. Les menus Imprimer ou Envoyer par email au locataire laissent le choix sur le type de document à générer.

Envoyer uniquement la quittance ou l’avis d’échéance au colocataire

Vous pouvez envoyer par email uniquement la quittance ou l’avis d’échéances.

Accédez à l’onglet Quittances > sélectionnez l’élément à imprimer ou envoyer dans la Liste des quittances > puis faites un clic-droit. Le menu Envoyer par email au colocataire laisse le choix sur le type de document à générer.

Imprimer une quittance avec le numéro de chèque

Dans la fiche de la quittance, si le Mode de paiement est sélectionné sur Chèque, alors un nouveau champ s’affiche après la liste déroulante. Vous pouvez renseigner le numéro de chèque correspondant au paiement.

Si le numéro de chèque est renseigné, il sera également imprimé dans la quittance ou la facture avec la mention « Payé le : xx/xx/20xx par chèque n° xxXXxxXX ».

Créer une ligne récurrente dans les quittances

Afin d’éviter de ressaisir à chaque périodicité une écriture dans l’avis d’échéance ou la quittance, vous pouvez créer une périodicité.

Dans la fiche de la quittance, sur la droite du tableau des décomptes, un bouton « Recurrence » permet de planifier une écriture.

Lorsqu’une écriture est planifiée, un symbole « Planif » s’affiche pour l’indiquer.

Affecter une dépense ou une recette à un immeuble

Vous pouvez affecter une dépense ou une recette à un immeuble.

Dans la fiche de la recette ou de la dépense, il faut simplement sélectionner un lieu.

Concernant la déclaration des revenus, il faut qu’un propriétaire soit sélectionné dans la fiche du lieu pour que la recette ou la dépense soit comptabilisée.

Créer une recette ou une dépense récurrente

Pour éviter de recréer une recette ou une dépense périodique manuellement, vous pouvez planifier une récurrence.

Dans la Liste des finances, un clic-droit sur une ligne permet de sélectionner l’option « Recurrence Créer une récurrence ».

Une fenêtre s’ouvre pour planifier la récurrence. Elle peut être planifiée tous les 1 à 11 mois ou toutes les 1 à 9 années.

Lister les biens occupés au 1er janvier

Vous pouvez lister les biens qui sont occupés au 1er janvier de l'année en cours ou de l'année précédente.

Dans la Liste des biens, un clic-droit permet de sélectionner l'action Liste des biens occupés.

Chapitre 22 : Les Options

La fenêtre des options permet de personnaliser certains paramètres de LocaGest.

Ouvrir la fenêtre des options : depuis le bouton Menu > accédez à « Options ».

La colonne à gauche de la fenêtre contient les catégories de paramètres. A droite s’affichent les éléments modifiables de la catégorie sélectionnée.

Général

Options de démarrage

Fréquence de la vérification des mises à jour : c’est le délai de vérification périodique de nouvelles mises à jour de LocaGest.

Ajouter un mot de passe au démarrage : en cliquant sur le bouton Définir un mot de passe, une fenêtre est ouverte permettant l'insertion d’un mot de passe. Il doit contenir entre 4 et 20 caractères.

A savoir : le fait de ne pas rentrer un mot de passe et de confirmer par OK permet d'annuler le mot de passe.

Au lancement, maximiser la fenêtre principale : Lors du chargement de LocaGest, affiche la fenêtre en plein écran.

Emplacement des fichiers

Chemin des fichiers : enregistre l’emplacement de vos fichiers et de votre base de données LocaGest.

Options générales

Afficher le pays dans l’adresse : affiche le nom du pays dans les adresses.

Dates par défauts

Jour limite de paiement : c’est le jour limite de paiement. Au-delà LocaGest vous alertera lorsqu’un paiement est en retard et qu’il devient nécessaire de relancer le locataire (par défaut c’est le 10 du mois).

Attestation et entretien : Renseigner la date d’expiration plutôt que la date de début :

Editions

Impression

Avis d’échéance / Quittance : imprimer les documents sur des pages séparées : en cochant cette case, les quittances et les avis d’échéances sont imprimés séparément.

Avis d’échéance / Quittance : afficher la description des lots : en cochant cette case, les lots seront affichés dans les quittances et les avis d’échéances qui sont imprimés séparément.
Cette zone est uniquement disponible pour l'impression des avis d'échéances et des quittances sur des pages distinctes. Sinon le choix de l'option restera grisé.

Etablir une facture au lieu d’une quittance pour les baux professionnels : en activant cette case, l’édition d’une quittance sera remplacée par une facture pour un bail professionnel.

Etablir une facture au lieu d’une quittance pour les baux non professionnels : en activant cette case, l’édition d’une quittance sera remplacée par une facture pour un bail non professionnel.

Préférer le terme de "Bailleur" à la place de "Gérant" : en activant cette case, le terme Gérant est remplacé par le terme Bailleur dans les éditions.

Etat des lieux : imprimer la liste des compteurs et des clés du bien : en activant cette case, les listes des compteurs et des clés du local sont insérées à la fin du document de l’état des lieux.

Impression de l’avis d’échéance

Imprimer le total des impayés / trop perçus sur les avis d’échéances : le montant total des impayés ou du trop-perçu sera calculé et affiché sur l’avis d’échéance.

Générer un avis d’échéance pour le premier loyer : à cocher pour imprimer l’avis d’échéance lors du premier loyer pour le remettre au locataire au moment de la remise des clés.

Afficher la date d'impression de l'édition de l'avis d'échéance : à cocher pour imprimer la date d’édition sur le document de l’avis d’échéance.

Talon à découper : l’imprimer uniquement pour les paiements par chèque, en espèces… : en cochant cette case, le talon à découper n’est imprimé que lorsque le type de paiement le nécessite.

Talon à découper : imprimer le RIB si les coordonnées bancaires sont renseignées : cette case permet d’activer l’impression du RIB du gérant ou du propriétaire dans le talon à découper de l’avis d’échéance.

Talon à découper : imprimer l’adresse du gérant dans le talon, même si le propriétaire est aussi le bailleur : en cochant cette case, force l’adresse du gérant dans le talon à découper même lorsque le propriétaire est défini en propriétaire/bailleur.

Historique de paiement des loyers du locataire : Imprimer l'historique de paiement des loyers après chaque avis d'échéance : permet d’activer l’impression de l’historique de paiement des loyers après l’édition de l’avis d’échéance. Il est possible d’imprimer ce document dans tous les cas ou seulement si le solde du locataire est débiteur.

Paramètres d’impression des adresses : au choix ; permet d’imprimer le lot, le bâtiment, l’étage, l’escalier et la porte du local sur l’avis d’échéance.

Courriers

Coût en € du courrier AR : spécifiez ici le montant en euros d’un courrier en accusé de réception.

Délai avant relance : délai en jours accordé au locataire avant d’envoyer une relance une fois le jour limite de paiement dépassé.

Délai avant 2ème relance : délai en jours accordé au locataire avant d’envoyer une 2ème relance une fois le jour limite de paiement dépassé.

Rappel des éditions avant le dépassement du préavis : en délai en jours. Prévient le bailleur d’envoyer certains documents avant la date limite d’un bail.

Date d’envoi et ville d’expédition du courrier

Cette liste d'options permet de spécifier la ville d'expédition du courrier. Trois choix sont possibles :

§  La ville d'expédition personnalisée (cette option est sélectionnée par défaut), avec ce choix, la ville est à renseigner manuellement.

§  La ville du propriétaire.

§  La ville du bien en location.

Afficher la date d’expédition du courrier : Insère la date du jour au moment de l’impression.

Marge et couleurs des impressions de la quittance et de l’avis d’échéance

Avec votre imprimante, si le document de l’avis d’échéance ou de la quittance ne s’imprime pas correctement sur une seule page, vous pouvez réduire la marge haute d’impression.

Valeur de la marge haute : par défaut cette valeur est réglée à cinq millimètres. Elle permet d’augmenter ou de réduire la marge haute lors de l’aperçu et de l’impression.

Il est possible de personnaliser la couleur du texte et du cadre des documents de la quittance et de l'avis d'échéance. Une couleur d’impression plus claire permet de réaliser des économies d’encres sur les impressions papiers.

Couleur du texte : il permet de personnaliser la couleur du texte.

Couleur du cadre : il permet de personnaliser la couleur des cadres.

Qualité d’impression

Qualité d’impression des PDF : ce paramètre permet de définir la qualité d’impression des documents PDF. La qualité maximale permet d’avoir des images plus précises mais les fichiers PDF seront plus volumineux.

Logo

Logo : si vous êtes une société, vous pouvez insérer votre logo dans l’en-tête des éditions. Cliquez sur « Parcourir » pour ajouter une image. Un aperçu du résultat s’affiche ensuite.

Position du logo : permet de situer votre logo dans l’entête des documents d’éditions.

En-tête des documents

L'en-tête s'affichera à la droite du logo : c’est la zone de texte qui permet de renseigner l’en-tête à imprimer sur les documents. Il est possible d’insérer jusqu’à quatre lignes. Si un logo est présent, l’en-tête sera affiché directement à sa droite ou à sa droite au milieu du document.

Position de l’en-tête : il permet de situer votre en-tête de document par rapport à votre logo. Par exemple, il est possible d’afficher le logo à gauche et l’en-tête au milieu.

Activer la date d’expédition du courrier : permet d'afficher ou de ne pas afficher la date d'expédition du courrier.

Signature des documents

Signature : si vous êtes une société, vous pouvez insérer votre logo dans l’en-tête des éditions. Cliquez sur « Parcourir » pour ajouter une image. Un aperçu du résultat s’affiche ensuite.

Position de la signature : il permet de situer votre logo dans l’entête des documents d’éditions.

Texte de la signature : si vous êtes une société, vous pouvez insérer votre logo dans l’en-tête des éditions. Cliquez sur « Parcourir » pour ajouter une image. Un aperçu du résultat s’affiche ensuite.

Traitements

Cette section contient les paramètres des traitements automatisés.

Général

Mois de début des traitements : A définir, si vous voulez que la facturation de vos baux commence en cours d’année.

Année de début des traitements : certains traitements calculent des données à partir de l’année indiquée ici. A définir, si vous voulez que la facturation de vos baux commence à partir d’une certaine année.

Jours des traitements mensuels

Jour des quittances et des factures : c’est à partir de ce jour que les traitements mensuels sont exécutés (par défaut c’est le 23 de chaque mois). Les avis d’échéances du mois suivant sont générés par exemple à partir de ce jour.

Calculs automatiques

Calculer le montant de la CAF dans les quittances et les factures : active ou désactive l’encaissement de la CAF dans l’édition des quittances ou des factures.

Numéros des quittances et des factures de loyers

Cette option permet de modifier la méthode de génération des numéros de quittances. Trois choix sont possibles.

§  Par défaut : Q + Numéro interne du locataire + Année + Mois : exemple « Q10201507 ».

§  Nom du locataire sur 6 caractères + numéro incrémenté séquentiellement : exemple « NOMLOC0001 ».

§  Numéro incrémenté séquentiellement par bail : exemple « 0001 ».

Note : En choisissant le deuxième ou le troisième choix, LocaGest vous propose de mettre à jour l'ensemble des numéros de quittance existants. En laissant le choix par défaut, le numéro de quittance sera toujours unique, ce qui ne sera pas obligatoirement le cas avec le deuxième choix.

Information du gérant

Cette section permet de redéfinir si besoin les paramètres du gérant.

Type du gérant

Choisissez dans cette liste d’options la définition qui vous correspond le mieux.

Adresse du gérant

Ce champ permet de modifier votre adresse de gestion.

Informations complémentaires du gérant

Numéro de SIRET : Si ce champ est renseigné, imprime le numéro de SIRET dans les quittances et les factures.

Numéro de TVA intracom. : Si ce champ est renseigné, imprime le numéro de TVA intracommunautaire dans les quittances et les factures.

Règlement par défaut

Chèque à l’ordre de : indique à qui établir l’ordre du chèque dans le talon à découper de l’avis d’échéance.

Banque par défaut : permet de renseigner les coordonnées bancaires du gérant ou du centre de gestion qui seront affichées dans le talon à découper de l’avis d’échéance.

Données et sauvegardes

C’est ici que sont enregistrés le nom de la base et les paramètres de la sauvegarde.

Base de données

Nom de la base : Vous pouvez modifier le nom de la base LocaGest dans ce champ.

Sauvegarde

Sauvegarder les données automatiquement à la fermeture de LocaGest : en cochant cette case, vos données sont sauvegardées à chaque fermeture de l’application.

Nombre de sauvegardes à conserver : LocaGest peut conserver un historique jusqu’à 99 sauvegardes (10 par défaut).

Sauvegarde secondaire sur un autre emplacement 

Renseignez le chemin d’un deuxième emplacement de sauvegarde en parcourant l’arborescence de votre ordinateur ou de votre réseau. Au moment de la sauvegarde, si l’emplacement secondaire n’est pas disponible (par exemple pour une clé USB qui n’est pas branchée ou un réseau informatique qui est indisponible) elle sera simplement ignorée.

La messagerie électronique

Paramètres de la messagerie électronique

LocaGest propose 2 méthodes pour envoyer des emails à vos correspondants. Il peut fonctionner à partir de :

§  Un client de messagerie Outlook 32 bits ou 64 bits, version 2000 à 2016.

§  Un serveur de messagerie sortant (SMTP).

Voici les paramètres personnalisables :

Adresse email : insérez ici l’adresse électronique qui sera visible par votre correspondant. Elle lui sera utile s’il souhaite vous répondre.

Je préfère envoyer mes emails… : vous pouvez choisir d’envoyer vos emails par l’intermédiaire de votre client de messagerie Outlook ou directement à partir de LocaGest.
Les paramètres SMTP de votre messagerie ou de votre fournisseur d’accès sont nécessaires pour envoyer des emails directement à partir de LocaGest.

Signature de l’email : insérez dans ce champ texte une signature qui sera ajoutée en fin de message.

Si vous envoyez les emails directement à partir de LocaGest (Mode SMTP) il faut paramétrer les points suivants :

Méthode de sécurité du serveur : Trois choix possibles selon le serveur de messagerie.

·         Le serveur utilise une connexion simple.

·         Le serveur utilise une connexion sécurisée TLS.

·         Le serveur utilise une connexion sécurisée SSL.

Adresse du serveur de messagerie sortant : c’est l’adresse de serveur SMTP.

Port : c’est le port du serveur de messagerie SMTP. Par défaut 25 en connexion normale ou 465 / 587 en connexion chiffrée.

Mon serveur sortant requiert une authentification : si votre serveur SMTP nécessite une authentification, il faudra cocher cette option puis spécifier le Nom d’utilisateur et le Mot de passe adéquat.

Note : Vous pouvez tester vos paramètres en cliquant sur le bouton Tester cette configuration SMTP.

Titre / objet des emails

En insérant des mots-clés optionnels, vous pouvez paramétrer dynamiquement les objets des emails.

Les mots clés disponibles sont :

·         %DATE% = Ajoute la date du jour.

·         %NOM% = Ajoute le nom et prénom du locataire.

·         %TERME% = Ajoute le mois et l'année du terme.

Avis d’échéance et de la quittance : ce champ permet de personnaliser le titre de l'email de l'avis d'échéance et de la quittance. Si le champ reste vide, la valeur par défaut sera « AVIS D'ECHEANCE + QUITTANCE ».

Avis d’échéance uniquement : ce champ permet de personnaliser le titre de l'email de l'avis d'échéance. Si le champ reste vide, la valeur par défaut sera « AVIS D'ECHEANCE ».

Quittance uniquement : ce champ permet de personnaliser le titre de l'email de la quittance. Si le champ reste vide, la valeur par défaut sera « QUITTANCE ».

Note : il existe encore des sites web ou des clients de messagerie qui lisent mal les caractères accentués. Par précaution, il est conseillé de ne pas utiliser les accents dans le titre des emails.

Format du nom de la pièce jointe

Ce choix permet de paramétrer le format du nom de la pièce jointe. Deux choix sont possibles.

§  Nom complet : plus long et plus détaillé.

§  Nom simplifié : plus court et plus lisible.

Recevoir une copie des messages envoyés en Cci

Si ce champ est renseigné, tous les emails envoyés à partir de l’application seront également envoyés à cette adresse électronique en mode « carbone copie invisible ».

Interface

Paramètres de la Liste des Quittances

Verrouiller les lignes lorsqu'elles sont renseignées : si le montant payé est positif et que la date de paiement est renseignée, la ligne sélectionnée dans la Liste des Quittances elle est grisée automatiquement en fin de saisie.

Verrouiller les lignes dont la date limite de paiement dépasse : si la date limite de paiement d'une quittance dépasse la valeur définie (de 15 jours à 3 mois), les lignes de la Liste des Quittances sont automatiquement verrouillées.

Note : dans la Liste des quittances, pour modifier une saisie, il suffit de faire un clic droit sur la quittance à modifier, et, dans le menu déroulant, choisir l'option Déverrouiller.

Loyer à terme échu : trier les quittances sur le mois du terme : en cochant cette case à cocher, dans la Liste des Quittances, les quittances des loyers à termes échus seront triées sur le mois du terme.

Paramètres de la Fiche de la Quittance

Activer le tableau du détail des paiements : dans la fiche de la quittance, active un onglet Détail des paiements permettant de garder un historique des paiements d'une quittance avec sa date, son type de paiement, le montant payé et le payeur.

Désactiver la saisie dans la Liste des quittances : cette option est disponible lorsque le tableau du détail des paiements est activé. Elle permet de désactiver la saisie dans la Liste des quittances pour éviter une erreur de frappe.

Paramètres du bail

Baux conclus après le 1er août 2015, imprimer en fin de document, la notice d’information relative aux droits et obligations des locataires et des bailleurs : imprime la Notice d’Information Relative aux Droits et Obligations des Locataires et des Bailleurs à la fin du bail d’habitation.

Autres paramètres

Activer le champ du précédent propriétaire dans la fiche du lieu et du bien : ajoute dans ces fiches un champ pour stocker le nom du précédent propriétaire.

Gérer les notifications

Cette partie permet d’activer ou désactiver les tâches en attente ou les notifications affichées dans la synthèse.

Ignorer les notifications pour les baux archivés : les baux classés en archive ne seront pas comptabilisés dans les notifications.

Paramètres régionaux

La devise à utiliser dans LocaGest peut être paramétrée. Cette devise sera utilisée dans tous les champs et les documents de LocaGest.

Selon la devise, le symbole monétaire s'affiche à gauche ou à droite du montant, la décimale peut être un point ou une virgule et les devises sans centimes sont gérées.

Le pays à utiliser par défaut peut être également défini. Le pays chargé par défaut sera présélectionné lors de la création d'une adresse avec un mise en mémoire de ses codes postaux et de ses villes.

Devises internationales

Devise chargée par défaut : cette liste permet de définir la devise par défaut.

Adresses internationales

Pays chargé par défaut : cette liste permet de définir le pays par défaut.

A savoir : pour ajouter une devise ou un pays, il faut sélectionner l'onglet Options et contrôles puis Personnaliser les listes. Pour la liste des pays, la limite actuelle est de six pays. Vous pouvez également sélectionner un modèle d'adresse pour gérer la disposition des adresses.

TVA

France : Afficher les taux de TVA pour les DOM : en activant cette option, les taux de TVA qui sont spécifiques aux départements d’outre-mer sont également dans toutes les listes concernées.

International : Personnaliser les taux de TVA pour les pays ajoutés manuellement : permet d’activer la personnalisation de la TVA dans la  Personnalisation des listes.
Note : Pour les utilisateurs gérant des locaux en France, en Belgique ou au Grand-Duché du Luxembourg, les taux de TVA sont renseignés et mis à jour automatiquement.

Méthodes de calculs

Précision arithmétique sur le prorata des loyers

Permet de gérer l’arrondi dans LocaGest.

Note : Pour les proratas déjà existant, une régénération des quittances et des avis d'échéances est nécessaire pour appliquer ce changement.

Répartition du paiement d’un loyer partiel dans les synthèses, impôts etc.

Par défaut, LocaGest répartira équitablement le loyer, les charges et la TVA au prorata. Selon vos besoins, vous pouvez changer ce mode de calcul pour comptabiliser en priorité le loyer.

Annexe A : Information sur la licence

Activer votre clé logicielle

L’activation nécessite une connexion Internet.

Au premier lancement de LocaGest, une fenêtre « Enregistrer votre Clé de Licence en ligne » vous invite à taper ou à coller la clé produit à 25 caractères. Il vous suffit de renseigner votre adresse email et votre clé produit avant de cliquer sur « Continuer ».
Remarque : La clé produit vous a été envoyée à votre adresse email. Vous pouvez également la retrouver à travers Accédez à votre compte en ligne.

Voir sa licence : depuis le bouton Menu > accédez à « A propos de … ». Vous pouvez visualiser votre niveau de licence, votre adresse email rattachée et votre clé logicielle.

La clé de licence LocaGest est un code à 24 caractères. Elle se présente sous cette forme : XXXXXX-XXXXXX-XXXXXX-XXXXXX

Fonctionnement de la licence

Lors de l’activation de LocaGest, votre clé d’enregistrement est associée à l’ordinateur exécutant LocaGest. Votre clé peut servir pour l’activation sur un second ordinateur.

Si vous désirez changer l’ordinateur associé à une clé, vous devrez peut-être vous connecter sur votre compte en ligne pour Gérer votre compte en ligne.

La licence peut être utilisée sur deux ordinateurs de votre société ou de votre foyer.

Annexe B : Gestion de votre abonnement

Accédez à votre compte en ligne

Lors de votre première souscription à un abonnement de LocaGest, un compte en ligne WebImmo a été créé automatiquement.

Pour vous connecter, vous devez accéder à l’adresse https://www.webimmosoft.com/ puis cliquez sur le lien « Se connecter » en haut à droite de la page d’accueil.

Une fenêtre d’authentification vous invite à renseigner votre adresse email et votre mot de passe puis cliquez sur « S’identifier » pour valider.

Gérer votre compte en ligne

Consulter vos abonnements : accédez à Mes services > Gérer mes abonnements. Vous pouvez visualiser dans cette page, vos abonnements, vos clés produits, les dates de début et de fin d’abonnement ainsi que les noms des ordinateurs associés à la clé produit.

Libérer une clé associée à un ordinateur : accédez à Mes services > Gérer mes abonnements > cliquez sur « Libérer » pour dissocier la clé de l’ordinateur. Cette clé libérée peut être associée à un nouvel ordinateur.
Remarque : Une association ne peut être libérée qu'une fois pendant un intervalle de 10 jours.

Annexe C : Sécurité et assistance

Sauvegarder vos données LocaGest

Par défaut LocaGest sauvegarde automatiquement vos données à chaque fermeture de l’application. Il sauvegarde :

§  La base de données.

§  Vos photos.

§  Vos documents.

§  Vos paramètres.

Activer ou désactiver la sauvegarde : accédez à Options > Données et sauvegarde > puis activez ou désactivez « Sauvegarder les données automatiquement à la fermeture de LocaGest ».

Gérer les copies de sauvegarde : accédez à Options > Données et sauvegarde > puis augmentez ou diminuez le « Nombre de sauvegardes à conserver » de 1 à 99 sauvegardes.

Restaurer vos données LocaGest

Restaurer à partir de LocaGest : accédez à l’onglet Options et contrôles > Restaurer une sauvegarde > puis sélectionnez le point de restauration et cliquez sur « restaurer ».

Restaurer manuellement à partir d’une sauvegarde : décompressez une sauvegarde dans un emplacement (par défaut %HOMEPATH%\Appdata\Local\WebImmo\LocaGest\Fichiers) et dans LocaGest accédez à Options > Général > puis renseignez le « chemin des fichiers » à l’aide du bouton « parcourir ».

Mettre à jour LocaGest

Par défaut LocaGest vérifie une fois par semaine la présence d’une mise à jour par l’intermédiaire de l’application WebImmo Update. LocaGest doit être fermé pour installer la mise à jour.

Pour gérer la fréquence de la recherche d’une mise à jour : accédez à Options > Général > puis définissez la « fréquence de la vérification des mises à jour ».

Pour lancer la recherche d’une mise à jour manuellement : accédez à l’onglet Options et contrôles > puis cliquez sur « WebImmo Update ». WebImmo Update recherche les mises à jour disponibles.

Lancer LocaGest en mode Backup

Si vous désirez restaurer une base de données et que vous rencontrez des difficultés pour lancer LocaGest, il peut être utile de lancer une restauration manuellement.

Pour restaurer une version antérieure de votre base de données, il faut :

·          Lancer l'application Windows : Invite de commandes. On peut la lancer à partir du menu démarrer ou en faisant Touche Windows + R, puis dans la fenêtre Exécuter tapez CMD puis faire Entrée.

·         Dans la fenêtre noire qui s'affiche saisir cd c:\webimmo puis faire Entrée.

·         Saisir ensuite locagest /mode=backup puis faire Entrée. LocaGest s’exécute avec le mode de restauration de la base de données.

A noter : si vous avez installé LocaGest dans un autre répertoire, il faut remplacer le bon chemin dans la commande cd c:\webimmo.

Lancer LocaGest en mode Réparation

En cas de problème avec votre base de données, il est parfois nécessaire de vérifier son intégrité. LocaGest contient un mode de réparation, il est accessible en ligne de commande.

Cette opération réalise :

·         Une vérification la structure de la base de données.

·         Libère les transactions éventuellement bloquées.

·         Vérifie les doublons.

·         Réindexe la base de données.

Pour lancer ces opérations, il faut :

·          Lancer l'application Windows : Invite de commandes. On peut la lancer à partir du menu démarrer ou en faisant Touche Windows + R, puis dans la fenêtre Exécuter tapez CMD puis faire Entrée.

·         Dans la fenêtre noire qui s'affiche saisir cd c:\webimmo puis faire Entrée.

·         Saisir ensuite locagest /mode=repair puis faire Entrée. LocaGest s’exécute avec le mode de réparation de la base de données.

Une fenêtre indique l'emplacement de votre base de données et vous demande de confirmer l'opération. Répondre Oui.

Ensuite, une fenêtre popup Tentative de réparation vous invite à patienter avec une barre de défilement.

Une fois les traitements terminés, un message vous invite à relancer LocaGest.

Consulter le récapitulatif des mises à jour de LocaGest

Sur notre forum, nous publions une annonce à chaque évolution de l’application, elles sont lisibles depuis ce lien : https://www.webimmosoft.com/forum/nouveautes-et-mises-a-jour/

Désinstallation de LocaGest

Si vous souhaitez désinstaller LocaGest, afin par exemple, de le réinstaller sur un autre emplacement, il vous suffit d’aller dans le panneau de configuration de Windows.

Sur Windows XP : Accédez au Panneau de configuration > Ajout/Suppression de programmes > sélectionnez WebImmo LocaGest dans la liste et cliquez sur « Supprimer ».

Sur Windows Vista, 7, 8 : Accédez au Panneau de configuration > Programmes > Désinstaller un programme > sélectionnez WebImmo LocaGest dans la liste et cliquez sur « Désinstaller ».

Sur Windows 10 : Dans le menu Démarrer, sélectionnez Paramètres > Applications > Applications et fonctionnalités.  Sélectionnez WebImmo LocaGest dans la liste et cliquez sur « Désinstaller ».

WebImmo et l’environnement

WebImmo est conscient de la responsabilité qui est la sienne de limiter l’impact de ses produits et de son activité sur l’environnement. Tous nos logiciels sont accessibles en version digitale, avec un prix incitant à ce format de distribution.

L’hébergement de notre site internet est assuré par un hébergeur ayant une politique de développement durable formalisée. Elle est engagée dans l’écologie avec des serveurs « basse tension » et l’achat d’énergie 100% hydraulique.

 

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